Адаптация новичков и KPI без Excel: расчёт за 15 минут вместо 2 дней
Убрать Excel из HR-процессов: адаптация, KPI, кадровый резерв
Производственно-торговая компания, Екатеринбург · 5 недель
Результат
Ситуация
Что было до нас
Чек-лист адаптации жил в Word на рабочем столе HR-специалиста. Если она заболевала, новый сотрудник в первый день сидел без задач (4 раза за 2 года). KPI для 38 сотрудников отдела продаж и сервиса HR считала вручную 2 дня, на третий день отдавала в бухгалтерию: данные успевали устареть.
Решение
Что сделали
Процесс «Адаптация» в CRM с шагами на 30 дней, привязка к должности
Задачи руководителю, наставнику, IT-отделу и кадрам ставятся сами: срок и ответственный
Сводный отчёт KPI: данные из CRM, 1С и таблиц собираются раз в день
Кадровый резерв и аттестация: отдельный процесс с напоминаниями
Анонимные опросы вовлечённости раз в квартал
Шаги адаптации теперь живут в CRM и привязаны к должности: новичок получает задачи в первый день независимо от того, кто из HR на месте. KPI считается по данным из CRM, 1С и таблиц раз в день, бухгалтерия получает готовые цифры. Кадровый резерв и аттестация ведутся отдельным процессом с напоминаниями.
Из чего собрано
- Процессы адаптации, аттестации и резерва в CRM
- Сводный отчёт KPI из CRM, 1С и таблиц
- Анонимные опросы вовлечённости в CRM
Результат
Что изменилось
расчёт KPI, было 2 дня
провалов адаптации за 14 месяцев
текучка в первые 3 месяца после найма
Расчёт KPI сократился с 2 дней до 15 минут. Адаптация идёт без участия HR в первый день. Ноль случаев «новичок сидит без задач» за 14 месяцев.
Цифры
Конкретные показатели
- 15 мин
- расчёт KPI на 38 сотрудников, было 2 дня
- 0
- провалов адаптации за 14 месяцев, было 4 за 2 года
- −12%
- текучка в первые 3 месяца после найма
- 5 недель
- от ТЗ до запуска
Выводы
Что вынесли из проекта
Проблема была не в найме, а в том, что происходит после. Чек-лист в Word на рабочем столе одного человека не переживает его отпуск. Когда шаги адаптации живут в CRM и привязаны к должности, новичок получает задачи в первый день независимо от того, кто на месте. Готовые сценарии: KPI сотрудников в CRM, расчёт премий, практика адаптации новых сотрудников. Соседние кейсы: анонимные опросы сотрудников, HeadHunter внутри CRM.
У нас не было проблемы с наймом. У нас была проблема с тем, что происходит после найма. Сейчас новый сотрудник в первый день получает 7 задач от системы, даже если меня нет в офисе.
Хотите такой же результат?
Расскажите про задачу: предложим решение и назовём сроки.