Учёт заказов: система под ваш процесс, а не под чужой шаблон
Заказы теряются в таблицах и мессенджерах, оплата не сходится с отгрузкой, менеджер уволился — история ушла с ним. Мы собираем систему учёта заказов под ваш процесс: статусы, оплаты, склад и производство в одном окне, на вашем сервере.
Кому нужен свой учёт заказов
Четыре типовых ситуации из наших проектов. Если узнали свою — система окупится быстро.
Производство
Учёт заказов производства живёт в трёх местах: заявка в почте, спецификация в таблице, сроки в голове мастера. Система ведёт заказ от заявки до отгрузки: этапы, материалы, ответственные, план-факт по срокам.
Доставка и услуги
Для доставки и сервисных компаний учёт заказов — это статусы в реальном времени: принят, назначен исполнитель, в пути, закрыт. Диспетчер видит все заказы на одном экране, клиент не звонит «где мой заказ».
Торговля
Учёт заказов товаров вместе с остатками: резерв под заказ, движение по складу, допродажи по истории. Заказ связан с клиентом, отгрузкой и оплатой, а не живёт отдельной строкой в таблице.
Учёт по клиентам
Учёт заказов клиента за всю историю: что покупал, на какую сумму, какие были претензии. Новый менеджер открывает карточку и продолжает работу, а не начинает знакомство заново.
Где ломается ведение учёта заказов в таблицах
Нет единой версии
У каждого менеджера своя копия файла. Какая актуальная — выясняется при отгрузке. В системе заказ один, история правок видна, права доступа настроены.
Оплаты отдельно от заказов
Учёт оплаты заказов в таблице сходится раз в месяц усилиями бухгалтера. Система связывает счёт, оплату и отгрузку: видно, кто должен и за что, без сверки вручную.
Ничего не найти
Учёт выполненных заказов нужен не для галочки: это база для повторных продаж и разбора претензий. Поиск по номеру, клиенту, товару или дате — секунды, а не раскопки в архиве файлов.
Чем вести учёт заказов: три инструмента
Честное сравнение, включая вариант, на котором мы не зарабатываем.
Таблицы и мессенджеры
Бесплатно и понятно, пока заказов до двадцати в месяц. Дальше начинаются потерянные строки, ручная сверка оплат и «у кого последняя версия файла».
Готовая программа для учёта заказов
Облачные сервисы дают быстрый старт, но процесс придётся подстроить под их шаблон, а абонентская плата растёт с командой. Данные при этом живут в чужом облаке.
Система под ваш процесс
Собираем систему учёта заказов на SellUs Platform (ядро EspoCRM): ваши статусы, ваши поля, ваши отчёты. Сервер ваш, платежей за пользователей нет, доработки — по мере роста.
Как выглядит система учёта заказов
Живые экраны SellUs Platform: канбан заказов, карточка с историей, отчёты. Так выглядит система, которую мы собираем под ваш процесс. Нажмите на кадр, чтобы рассмотреть.
Нажмите на кадр, чтобы рассмотреть.
Листайте вбок. Нажмите на кадр, чтобы рассмотреть.
Процесс
Как мы запускаем учёт заказов
Разбор процесса
Созваниваемся, проходим путь заказа от заявки до отгрузки, фиксируем статусы и роли. Бесплатно, ТЗ от вас не требуется.
бесплатноПрототип на ваших заказах
Собираем рабочую конфигурацию и заводим в неё десяток ваших реальных заказов, чтобы вы увидели систему на своих данных.
1 неделяЗапуск и интеграции
Разворачиваем на вашем сервере, подключаем телефонию, сайт и 1С, переносим историю из таблиц.
2–4 неделиОбучение и развитие
Учим команду на их реальных заказах, дальше развиваем систему по мере роста: новые статусы, отчёты, автоматизация.
бессрочноПочему нам можно доверять
«Полный контроль над клиентской базой от лида до повторной продажи, уменьшение объёма потерянных заказов на 30%.»
Сколько стоит система учёта заказов
Базовый запуск — статусы, карточки заказов, оплаты и отчёты — обходится от 250 тысяч рублей. Комплексные решения с производством, складом и интеграциями — от 500 тысяч. Точную вилку называем после бесплатного разбора: один созвон на 15–20 минут, ТЗ от вас не требуется.
Частые вопросы
Ответы на главные вопросы
Таблица честно работает до двадцати заказов в месяц. Система нужна, когда заказы начали теряться, оплаты — расходиться с отгрузками, а история клиентов — уходить вместе с менеджерами. Если это уже происходит, ведение учёта заказов в таблице обходится дороже внедрения.
Да. 1С остаётся для бухгалтерии, система — для работы с заказами: обмен счетами, оплатами и номенклатурой настраивается через интеграцию. Менеджеры не заходят в 1С, бухгалтерия не разбирает заказы.
Да, это один из самых частых сценариев: этапы производства, спецификации, материалы и план-факт по срокам. Мы настраиваем маршрут заказа под ваш цикл, а не подгоняем цикл под программу.
На вашем сервере: своём железе или арендованном VPS. Клиентская база и история заказов принадлежат вам, доступ в чужое облако не нужен, система работает даже в закрытом контуре.
Базовый учёт заказов запускаем за 2–4 недели вместе с переносом истории из таблиц. Первую рабочую версию на ваших данных вы видите уже через неделю после разбора.
Покажем систему на ваших заказах
Созвон на 15–20 минут: пройдём путь вашего заказа и покажем, как он выглядит в системе. Без ТЗ и предоплаты.