КП за 2 минуты вместо 40: калькулятор в карточке сделки
Убрать ручное формирование КП в Excel с мультивалютными расчётами
Поставщик промышленного оборудования · 6 недель
Результат
Ситуация
Что было до нас
Менеджеры формировали КП в Excel. Цены в трёх валютах: рубли, доллары, евро. Курс менялся каждый день, менеджер вручную искал курс ЦБ. На одно предложение уходило 30–40 минут. Ошибки в расчётах были регулярно.
Менеджер открывал шаблон Excel под нужный тип оборудования, копировал из 1С позиции каталога, вручную проверял курс ЦБ на сегодня (заходил на сайт ЦБ), пересчитывал доллары и евро в рубли, складывал скидку, НДС, доставку. Каждое КП — это 30–40 минут плотной работы, где любая опечатка означала ошибку в коммерческом предложении.
Цена ошибки была реальной. Раз в неделю всплывал случай: продавец указал курс «на вчера», и клиент получил скидку, которой не должно было быть. Или наоборот: переплатил, отказался от сделки, ушёл к конкуренту. Финдиректор еженедельно разбирал такие случаи: на «расчётные ошибки» закладывалось 1–2% от оборота.
Параллельно росла нагрузка: подготовка предложений отнимала десятки часов в день, по сути два полноценных рабочих места «сжигались» на работу, которая должна занимать минуты.
Решение
Что сделали
Калькулятор прямо в карточке сделки: выбор оборудования из каталога
Курс ЦБ обновляется каждое утро без участия менеджера
Скидки, НДС, доставка считаются по правилам финансового отдела
PDF с КП в один клик: логотип, реквизиты, разбивка по валютам
КП прикрепляется к сделке и уходит клиенту из CRM
Внутри сделки появилась вкладка «Калькулятор»: менеджер выбирает оборудование из каталога (он синхронизирован с 1С), указывает количество, валюту, скидку. Курсы подтягиваются каждое утро с сайта Центробанка, НДС и доставка считаются по правилам, заданным финансовым отделом. По клику «Сгенерировать КП» формируется PDF с фирменным дизайном, реквизитами компании и корректной разбивкой по валютам. PDF прикрепляется к сделке и отправляется клиенту через почту CRM: менеджер только нажимает «Подтвердить».
Из чего собрано
- Вкладка «Калькулятор» в карточке сделки
- Каталог оборудования из 1С по существующему обмену
- Курсы валют с сайта ЦБ каждое утро
- КП в PDF с фирменным шаблоном одним кликом
Результат
Что изменилось
вместо 40 на КП
ошибок в расчётах
и КП в PDF готово
Время формирования КП сократилось с 40 минут до 2. Ошибки в расчётах исключены полностью. Менеджеры отправляют предложения прямо из CRM.
Цифры
Конкретные показатели
- 2 мин
- на одно КП, было 40: минус 95% времени
- десятки часов
- в день сэкономлено по отделу: два полноценных рабочих места
- 0
- ошибок курса с момента запуска, было 2–3 в неделю
- +18%
- скорость закрытия сделок: быстрее КП, быстрее ответ клиента
- −1,2%
- расчётных потерь от оборота, было 1–2%
- 6 недель
- от интервью до рабочего режима, включая обучение менеджеров
Риски
Что могло пойти не так
Главный риск был не технический, а организационный: менеджеры привыкли к Excel за годы и могли сопротивляться. Мы провели три раунда интервью с продавцами, чтобы интерфейс калькулятора был быстрее их «мышечной памяти» в Excel: только нужные поля, значения по умолчанию из последнего КП, горячие клавиши для добавления позиций. После двух недель параллельной работы (Excel и калькулятор) команда сама отказалась от Excel: стало быстрее, чем привычно.
Выводы
Что вынесли из проекта
Кейс показал, что главная инвестиция была не в калькулятор, а в каталог. После того как каталог в 1С привели в порядок (единые единицы измерения, актуальные цены, корректные характеристики), скорость формирования КП выросла даже там, где менеджер ещё работал в Excel. Калькулятор стал надстройкой над качественным справочником. Поэтому в любой подобной задаче мы начинаем с аудита справочников, а потом уже строим интерфейс поверх. Готовые сценарии: калькулятор КП в CRM, генератор КП. Следующий шаг: текст КП пишет ИИ из истории сделки. Каталог из учётной системы: интеграция с 1С.
Раньше на одно предложение уходило 30–40 минут: менеджер вручную пересчитывал курс, складывал позиции, перепроверял. Сейчас два клика, и PDF улетает клиенту через 2 минуты.
Хотите такой же результат?
Расскажите про задачу: предложим решение и назовём сроки.