КП за 2 минуты вместо 40 — калькулятор в карточке сделки
Убрать ручное формирование КП в Excel с мультивалютными расчётами
Поставщик промышленного оборудования, 20+ менеджеров · 6 недель
Клиент
О клиенте и контексте
- Отрасль
- B2B, поставки промышленного оборудования
- Команда продаж
- 20+ менеджеров, 3 отдела (металлообработка, насосы, общепром)
- География клиентов
- Россия, Казахстан, Беларусь — три валюты в обороте
- Средний чек КП
- от 150 000 ₽ до 4-5 млн ₽
- Длительность внедрения
- 6 недель от первого интервью до промышленной эксплуатации
Ситуация
Что было до нас
Менеджеры формировали КП в Excel. Цены — в трёх валютах: рубли, доллары, евро. Курс менялся каждый день, менеджер вручную искал курс ЦБ. На одно предложение уходило 30–40 минут. Ошибки в расчётах были регулярно.
Менеджер открывал шаблон Excel под нужный тип оборудования, копировал из 1С позиции каталога, вручную проверял курс ЦБ на сегодня (заходил на сайт ЦБ), пересчитывал доллары и евро в рубли, складывал скидку, НДС, доставку. Каждое КП — это 30-40 минут плотной работы, где любая опечатка означала ошибку в коммерческом предложении.
Цена ошибки была реальной. Раз в неделю всплывал случай: продавец указал курс «на вчера» и клиент получил скидку, которой не должно было быть. Или наоборот — переплатил, отказался от сделки, ушёл к конкуренту. Финдиректор еженедельно разбирал такие кейсы — закладывалось 1-2% от оборота на «расчётные ошибки».
Параллельно росла операционная нагрузка: 20 менеджеров × 5-8 КП в день × 35 минут = ~50 часов в день уходило только на оформление предложений. По сути, два полноценных рабочих места «сжигались» на работу, которая должна занимать минуты.
Решение
Что сделали
- 1
Калькулятор прямо в карточке сделки Битрикс24 — выбор оборудования из каталога
- 2
Автоматический курс ЦБ — обновляется ежедневно
- 3
Скидки, НДС, доставка — всё в формуле
- 4
PDF с КП генерируется в один клик с логотипом и реквизитами
- 5
КП автоматически прикрепляется к сделке
Внутри сделки появилась вкладка «Калькулятор»: менеджер выбирает оборудование из каталога (синхронизирован с 1С), указывает количество, валюту, скидку. Курсы ЦБ подтягиваются автоматически каждое утро (Cron-задача через REST API ЦБ РФ), НДС и доставка считаются по правилам, заданным финансовым департаментом. По клику на «Сгенерировать КП» формируется PDF с фирменным дизайном, реквизитами компании, корректной разбивкой по валютам. PDF автоматически прикрепляется к сделке и отправляется клиенту через интегрированную почту — менеджер только нажимает «Подтвердить».
Технический стек
- Битрикс24 (CRM, REST API)
- PHP-модуль кастомного приложения (внутри портала)
- Интеграция с 1С (двусторонняя, по существующему обмену клиента)
- API ЦБ РФ для актуальных курсов валют
- PDF-генератор на mPDF с фирменным шаблоном
Результат
Что изменилось
вместо 40 на КП
ошибок в расчётах
генерация PDF
Время формирования КП — с 40 минут до 2. Ошибки в расчётах исключены полностью. Менеджеры отправляют предложения прямо из CRM.
Цифры
Конкретные показатели
- 40 → 2 мин
- Время на одно КП
- ~50 ч/день
- Сэкономлено по отделу
- 0
- Ошибок курса с момента запуска
- +18%
- Скорость закрытия сделок
- −1.2%
- Расчётных потерь от оборота
- 6 недель
- От интервью до прода
минус 95% времени
2 полноценных рабочих места
было 2-3 в неделю
быстрее КП = быстрее ответ клиента
было 1-2%
включая обучение менеджеров
Риски
Что могло пойти не так
Главный риск был не технический, а организационный — менеджеры привыкли к Excel за годы и могли сопротивляться. Мы провели 3 итерации интервью с продавцами, чтобы UI калькулятора был быстрее, чем их «мышечная память» в Excel: только нужные поля, дефолтные значения из последнего КП, горячие клавиши для добавления позиций. После двух недель параллельной работы (Excel + калькулятор) команда сама отказалась от Excel — стало быстрее, чем привычно.
Выводы
Что вынесли из проекта
Кейс показал, что главная инвестиция была не в калькулятор, а в каталог: после того как 1С-каталог был приведён в порядок (унифицированные единицы измерения, актуальные цены, корректные характеристики), скорость формирования КП выросла даже там, где менеджер ещё работал в Excel. Калькулятор стал «надстройкой» над качественным справочником. Поэтому в любой подобной задаче мы теперь начинаем с аудита справочников, а потом уже строим UI поверх.
«Раньше на одно предложение уходило 30–40 минут — менеджер вручную пересчитывал курс, складывал позиции, перепроверял. Сейчас — два клика, PDF улетает клиенту через 2 минуты.»
Коммерческий директор, Поставщик оборудования
Обсудить задачу
Оставьте контакты — мы перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.