Согласование договоров: регламент на бумаге и маршрут, который сам двигает договор
Договор две недели ходит по почте между юристом, финансами и директором, а потом выясняется, что подписали не последнюю версию. Если нужен порядок — скачайте шаблон регламента. Если нужна система — покажем маршрут, в котором договор сам идёт по согласующим, а сроки видны до того, как их сорвали.
Скачать шаблон регламента согласования договоров (Word)
Готовый регламент: роли участников, порядок согласования договоров, сроки на каждом этапе, правила фиксации замечаний, типовые и нетиповые договоры, регистрация в реестре. Замените поля в скобках на данные своей компании — и порядок согласования договоров утверждён за один день.
- Маршрут юрист → финансы → руководитель → подписант с нормативными сроками
- Правила замечаний: пункт, редакция, повторный круг только по затронутым
- Типовые и нетиповые договоры: когда нужна полная цепочка
Пришлём регламент на вашу почту
Файл Word: маршрут, сроки, правила замечаний, реестр.
Где теряется договор
Где ломается согласование договоров в почте
Не та версия
Юрист правил третью версию, финансы — вторую, подписали первую. Согласование договора в почте не знает, какая редакция последняя. В системе версия одна, история правок видна.
Сроки не видны
Договор лежит у согласующего неделю, и об этом узнают, когда контрагент звонит. Сроки согласования договоров должны быть видны на каждом этапе — до того, как их сорвали.
Нет реестра
Где оригинал, когда истекает, кто отвечает за пролонгацию — вопросы к памяти конкретного человека. Реестр договоров закрывает их за секунду.
Как в системе
Маршрут, который двигает договор сам
Система согласования договоров на SellUs Platform (ядро EspoCRM) или в Битрикс24: электронное согласование договоров мы собираем на обеих под ваш регламент.
Маршрут по ролям
Юрист, финансы, профильный руководитель, подписант: договор идёт по цепочке автоматически, параллельно или последовательно — как в вашем регламенте. Типовой договор до лимита — короткий маршрут.
Сроки на каждом этапе
У каждого согласующего норматив. Просрочка подсвечивается и эскалируется, а не ждёт, пока о ней вспомнят.
Замечания в договоре, не в письмах
Согласование условий договора и согласование цены договора — с привязкой к пункту и предлагаемой редакцией. Протокол разногласий собирается сам из замечаний.
Реестр и пролонгация
Подписанный договор попадает в реестр договоров с номером, сроком действия и ответственным. За 30 дней до окончания система напоминает о пролонгации.
Маршруты собираются в конструкторе процессов без программиста: шаг, ответственный, срок, условие перехода. Так согласование договоров перестаёт зависеть от того, кто вовремя ответил на письмо. Если нужен и общий поток бумаг — счета, заявки, КП, — смотрите документооборот и согласования.
Как внедряем
Как это работает
Разбор регламента
Проходим ваш реальный путь договора: кто согласует, что проверяет, сколько ждёт. Бесплатный созвон на 15–20 минут.
бесплатноПрототип на ваших договорах
Собираем маршрут по вашему регламенту и проверяем на реальных типах договоров.
1 неделяЗапуск и интеграции
Подключаем 1С, ЭДО и почту, переносим текущие договоры в реестр, обучаем согласующих.
2–4 неделиРазвитие
Добавляем новые типы договоров, отчёты по срокам и нагрузке согласующих. Система растёт под вас.
бессрочноРегламенты и согласование договоров настраиваем на своей платформе и в Битрикс24. Отзывы клиентов — в отдельном разделе.
Система согласования договоров под ключ — роли, сроки, замечания, реестр — от 250 тысяч рублей. Со связкой с 1С, ЭДО и несколькими юрлицами — от 500 тысяч. Точную вилку называем после бесплатного разбора вашего регламента: созвон на 15–20 минут, ТЗ не требуется.
Частые вопросы
Ответы на главные вопросы
Универсального нет: он зависит от суммы, типа договора и структуры компании. Рабочий минимум — юрист, финансы, профильный руководитель и подписант с нормативным сроком на каждом этапе. Готовый порядок согласования договоров с полями под вашу компанию — в шаблоне регламента на этой странице.
Для типовых договоров — один рабочий день на этап, для нетиповых — три. Главное не цифра, а правило: отсутствие ответа в срок не считается согласованием, вопрос эскалируется. Система делает это автоматически.
Почта не знает, какая версия последняя, не считает сроки и не собирает замечания в один документ. Система ведёт одну версию, показывает, у кого договор и сколько он там лежит, и формирует протокол разногласий из замечаний.
Да. Подписанный договор и его реквизиты уходят в 1С, обмен с операторами ЭДО настраивается через интеграцию. Реестр договоров при этом ведётся в одной системе.
На вашем сервере: своём железе или арендованном VPS. Тексты договоров и условия с контрагентами — коммерческая информация, и она не должна жить в чужом облаке.
Разберём ваш маршрут согласования
Созвон на 15–20 минут: пройдём путь вашего договора от проекта до подписи и покажем его в системе. Без ТЗ и предоплаты.