Шаблоны задач в Битрикс24: 12 готовых под типовые процессы
9 лет и 250+ проектов внедрения Битрикс24. Шаблоны задач и БП — часть каждого пакета внедрения. Экономят команде 2-3 часа в неделю на рутинных постановках. Подробнее о команде.
Шаблон задачи в Битрикс24 — это заготовка с названием, описанием, чек-листом, сроком и ответственным. Один раз создали, потом нажали «Создать из шаблона» и получили готовую задачу с заполненными полями. Не надо каждый раз вспоминать, что должно быть в описании, какой дедлайн и кому назначить.
Звучит просто, но большинство команд этой функцией не пользуется: либо не знают, что она есть, либо создали один шаблон и забыли. В этой статье — как настроить шаблоны правильно и 12 готовых примеров под типовые процессы: от постановки проекта до контроля платежа.
Что такое шаблон задачи и зачем он нужен
Без шаблонов каждую задачу ставят «на ходу»: название придумали по-разному, описание кто-то написал, кто-то нет, чек-лист забыли, дедлайн поставили наугад. В итоге задачи выглядят по-разному, содержат разное количество информации, и качество их выполнения непредсказуемо.
Шаблоны решают это:
- Стандартизация. Каждая задача одного типа выглядит одинаково.
- Скорость. Задача из шаблона — 10 секунд вместо 2-3 минут ручного заполнения.
- Полнота. В шаблоне уже есть чек-лист, описание, нужные поля — ничего не забыто.
- Обучение. Новый сотрудник видит в задаче, что делать и в каком порядке.
Шаблоны задач особенно важны для повторяющихся процессов: звонки клиентам, выставление счетов, выезды на объект, регулярные отчёты — всё, что делается по одному и тому же алгоритму.
Где найти шаблоны задач в Битрикс24
Путь. «Задачи и Проекты» → «Добавить задачу» → в открывшейся форме «Шаблоны» (иконка в верхней части) → «Мои шаблоны» или «Шаблоны компании».
Альтернативный путь: «Задачи» → три точки/настройки → «Шаблоны задач».
Как создать шаблон задачи
- Создайте обычную задачу со всеми нужными полями: название, описание, чек-лист, срок (можно указать «+N дней от создания»), ответственный, наблюдатели, теги.
- Откройте меню задачи (три точки) — «Сохранить как шаблон».
- Дайте шаблону название и выберите видимость: только для меня, для отдела или для всей компании.
Либо создайте шаблон напрямую: «Задачи» → «Шаблоны» → «Добавить шаблон» → заполните поля.
Что можно сохранить в шаблоне:
- Название (с переменными:
[Имя клиента],[Дата]). - Описание и инструкцию.
- Чек-лист пунктов.
- Срок (фиксированный или +N дней от создания).
- Ответственный (конкретный или «постановщик сам выберет»).
- Наблюдатели.
- Теги.
- Приоритет.
12 готовых шаблонов задач
Постановка нового проекта
Название. «Запуск проекта: [Название проекта]»
Чек-лист:
- Определить команду проекта и ответственного.
- Провести стартовую встречу (kickoff).
- Заполнить бриф и техническое задание.
- Создать группу проекта в Битрикс24.
- Поставить задачи по первому этапу.
- Назначить дату первого чекпоинта.
Срок. +3 рабочих дня от создания
Ответственный. руководитель проекта
Исходящий звонок клиенту (дожим)
Название. «Звонок: дожим [Имя клиента] по КП»
Описание. КП отправлено [дата]. Цель: получить обратную связь, снять возражения, договориться о следующем шаге.
Чек-лист:
- Перечитать переписку и КП перед звонком.
- Позвонить, зафиксировать результат в карточке сделки.
- Если не ответил — перезвонить через 2 часа.
- Поставить следующую задачу по итогу звонка.
Срок. +1 день
Приоритет. высокий
Согласование договора
Название. «Согласование договора: [Название сделки]»
Описание. Договор подготовлен, требует согласования по цепочке.
Чек-лист:
- Передать договор юристу (срок: 1 рабочий день).
- Учесть правки юриста.
- Передать на подпись финдиректору.
- Отправить подписанный клиенту.
- Зафиксировать дату подписания в карточке сделки.
- Создать задачу на выставление счёта.
Срок. +5 рабочих дней
Выезд к клиенту или встреча на объекте
Название. «Встреча: выезд к [Название компании]»
Описание. Цель встречи, адрес объекта, контактное лицо.
Чек-лист:
- Подтвердить встречу с клиентом накануне.
- Подготовить материалы (презентация, образцы, расчёты).
- Провести встречу, сделать фото, если нужно.
- Записать договорённости прямо на встрече.
- В течение 2 часов после встречи зафиксировать итог в Битрикс24.
- Поставить следующую задачу.
Срок. дата встречи
Контроль входящего платежа
Название. «Контроль оплаты: [Название сделки] — счёт №[N]»
Описание. Счёт выставлен [дата] на сумму [сумма] ₽. Плановая дата оплаты: [дата].
Чек-лист:
- Проверить поступление оплаты.
- Если нет, позвонить или написать клиенту.
- Если нет ответа, уведомить руководителя.
- При поступлении сменить стадию сделки на «Оплачено».
- Создать задачу на отгрузку или начало работ.
Срок. плановая дата оплаты + 1 день
Регулярная еженедельная задача
Название. «Еженедельный отчёт: [Имя менеджера] — [Период]»
Описание. Подготовить отчёт по итогам недели и отправить руководителю.
Чек-лист:
- Выгрузить статистику звонков за неделю.
- Указать количество новых лидов и сделок.
- Отметить сделки, которые продвинулись на следующую стадию.
- Указать проблемные сделки (зависшие более 7 дней).
- Отправить отчёт руководителю до 18:00 пятницы.
Срок. каждая пятница
Ответственный. конкретный менеджер
Онбординг нового клиента
Название. «Онбординг: [Название компании]»
Описание. Договор подписан, клиент перешёл на этап «Активен». Провести онбординг.
Чек-лист:
- Отправить welcome-письмо с контактами и инструкциями.
- Провести вводную встречу или демо.
- Подключить к нужным чатам и каналам.
- Познакомить с персональным менеджером.
- Через 7 дней — контрольный звонок «всё ли понятно».
- Через 30 дней — NPS-опрос.
Срок. +2 рабочих дня от подписания договора
Подготовка КП (коммерческого предложения)
Название. «КП: [Название компании] — [Продукт или услуга]»
Описание. Запрос получен [дата]. Клиент ожидает КП до [дата].
Чек-лист:
- Уточнить требования (если неполные): звонок или переписка.
- Рассчитать стоимость (внутренние согласования, если нужны).
- Подготовить КП по шаблону.
- Согласовать с руководителем (если сумма выше лимита).
- Отправить клиенту.
- Поставить задачу «дожим через 3 дня».
Срок. дата дедлайна КП
Контроль качества, ОТК
Название. «ОТК: партия [№] — [Дата]»
Описание. Проверка качества партии перед отгрузкой.
Чек-лист:
- Визуальный осмотр упаковки.
- Проверка маркировки и соответствия документам.
- Выборочный контроль по параметрам (указать какие).
- Взвешивание и замеры, если требуются.
- Фото партии прикрепить к задаче.
- Подписать акт ОТК.
- При несоответствии уведомить руководителя немедленно.
Ответственный. контролёр качества
Технический выезд или сервисное обслуживание
Название. «ТО: [Оборудование] — [Дата]»
Описание. Плановое техническое обслуживание. Объект: [адрес].
Чек-лист:
- Подтвердить дату и время с ответственным на объекте.
- Подготовить инструменты и расходные материалы.
- Провести ТО по регламенту (приложить чек-лист ТО).
- Сфотографировать до и после.
- Составить акт выполненных работ.
- Внести дату следующего ТО в систему.
Срок. плановая дата ТО
Реактивация «спящего» клиента
Название. «Реактивация: [Имя клиента] — последний заказ [Дата]»
Описание. Клиент не делал заказов более [N] месяцев. Цель — возобновить контакт.
Чек-лист:
- Изучить историю клиента (что покупал, какие были проблемы).
- Подготовить персональное предложение или новость.
- Позвонить или написать с конкретным поводом.
- Зафиксировать результат в карточке.
- Если нет ответа, попробовать через 1 неделю другим каналом.
- Если отказ, поставить метку «Отказ от контакта».
Аудит карточки клиента (очистка данных)
Название. «Аудит карточки: [Название компании]»
Описание. Периодическая проверка и актуализация данных в карточке.
Чек-лист:
- Актуализировать контактные данные (телефон, email, ЛПР).
- Проверить, что все закрытые сделки имеют итог.
- Убедиться, что следующий контакт запланирован.
- Обновить статус (активный, VIP, в работе, спящий).
- Проверить задачи в просрочке по этому клиенту.
- Добавить недостающие данные в кастомные поля.
Как поделиться шаблоном с командой
Создав шаблон, выберите при сохранении видимость «Для всей компании» или «Для отдела». После этого шаблон появится у всех сотрудников в разделе «Шаблоны компании» при создании задачи.
Если нужно передать шаблон в другой портал, экспорта шаблонов в стандартном Битрикс24 нет. Можно скопировать описание и чек-лист вручную. Для переноса между порталами используйте REST API или кастомный скрипт.
Шаблоны задач в бизнес-процессах
Да, шаблоны задач можно использовать в бизнес-процессах Битрикс24. В дизайнере БП есть действие «Создать задачу»: там можно выбрать шаблон или заполнить поля вручную. Это особенно удобно, когда задача должна создаваться автоматически при наступлении условия (например, договор согласован — автоматически создать задачу «Выставить счёт» из шаблона).
Как связать роботов и шаблоны — в отдельном гайде по роботам.
Можно ли создать задачу из шаблона через мобильное приложение?+
Да. В мобильном приложении Битрикс24 при создании задачи доступна кнопка «Шаблоны»: выбираете нужный и создаёте задачу с заполненными полями.
Как поделиться шаблоном только с определённым отделом?+
При сохранении шаблона выберите «Для отдела» и укажите нужный отдел. Сотрудники из других отделов этот шаблон не увидят.
Можно ли использовать переменные в названии задачи?+
Да. В поле «Название шаблона» можно написать [Название клиента] или [Дата]: при создании задачи Битрикс24 предложит заполнить эти переменные. Это делает задачи именованными и конкретными.
Шаблон удалился — можно ли восстановить?+
Нет, стандартной корзины для шаблонов нет. Рекомендуем хранить описание шаблонов в отдельном документе Битрикс24 или базе знаний как резервную копию.
Можно ли импортировать шаблоны задач из Excel или другой системы?+
Стандартного импорта шаблонов нет. Можно создать задачи из Excel через импорт, а потом сохранить их как шаблоны. Для массовой загрузки — через REST API Битрикс24.
Как настроить автоматическое создание задачи из шаблона без ручного нажатия?+
Через роботов или бизнес-процессы. Например: сделка перешла на стадию «Договор подписан» — робот «Создать задачу» автоматически создаёт задачу по шаблону «Онбординг клиента».
Итого
Шаблоны задач в Битрикс24 — недооценённый инструмент, который экономит время каждый день. 12 шаблонов из этой статьи закрывают большинство типовых процессов: от онбординга клиентов до контроля ОТК. Настройте один раз — и команда перестанет изобретать велосипед при каждой новой задаче.
Если хотите разобраться, как выстроить систему задач в вашем Битрикс24, проведём бесплатный аудит.
Что почитать дальше
Как настроить роботы в воронке Битрикс24
Пошаговая настройка автоматизации с 5 практическими сценариями.
Кастомные поля в Битрикс24
11 типов полей, валидация, права доступа и 6 правил, отделяющих хорошую настройку от плохой.
Чек-лист аудита Битрикс24 из 50+ пунктов
Проверьте свой портал по нашей методике за 15 минут. Бесплатно, без email.
Настроим шаблоны задач под ваш процесс
9 лет опыта. Настройка шаблонов + роботы + бизнес-процессы — часть каждого пакета внедрения. Аудит бесплатно, точная вилка после аудита.
Обсудить проект по вашей задаче
Оставьте контакты — перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.