Шаблоны задач в Битрикс24: 12 готовых под типовые процессы
9 лет и 250+ проектов внедрения Битрикс24. Шаблоны задач и БП: часть каждого пакета внедрения. Экономят команде 2-3 часа в неделю на рутинных постановках. Подробнее о команде.
Шаблон задачи в Битрикс24: заготовка с названием, описанием, чек-листом, сроком и ответственным. Один раз создали, потом нажали «Создать из шаблона» и получили готовую задачу с заполненными полями. Не надо каждый раз вспоминать, что должно быть в описании, какой дедлайн и кому назначить.
Звучит просто, но большинство команд этой функцией не пользуется: либо не знают, что она есть, либо создали один шаблон и забыли. В этой статье разберём, как настроить шаблоны правильно и 12 готовых примеров под типовые процессы: от постановки проекта до контроля платежа.
Что такое шаблон задачи и зачем он нужен
Шаблон задачи в Битрикс24 — это не отдельный вид задачи, а обычная задача, сохранённая как заготовка для повторного использования: название, описание, чек-лист, срок и ответственный проставляются один раз, а потом просто применяются заново. Без шаблонов каждую задачу ставят «на ходу»: название придумали по-разному, описание кто-то написал, кто-то нет, чек-лист забыли, дедлайн поставили наугад. В итоге задачи выглядят по-разному, содержат разное количество информации, и качество их выполнения непредсказуемо.
Шаблоны решают это:
- Стандартизация. Каждая задача одного типа выглядит одинаково.
- Скорость. Задача из шаблона: 10 секунд вместо 2-3 минут ручного заполнения.
- Полнота. В шаблоне уже есть чек-лист, описание, нужные поля, ничего не забыто.
- Обучение. Новый сотрудник видит в задаче, что делать и в каком порядке.
Шаблоны задач особенно важны для повторяющихся процессов: звонки клиентам, выставление счетов, выезды на объект, регулярные отчёты: всё, что делается по одному и тому же алгоритму.
Где найти шаблоны задач в Битрикс24
Путь. «Задачи и Проекты» → «Добавить задачу» → в открывшейся форме «Шаблоны» (иконка в верхней части) → «Мои шаблоны» или «Шаблоны компании».
Альтернативный путь: «Задачи» → три точки/настройки → «Шаблоны задач».
Как создать шаблон задачи
- Создайте обычную задачу со всеми нужными полями: название, описание, чек-лист, срок (можно указать «+N дней от создания»), ответственный, наблюдатели, теги.
- Откройте меню задачи (три точки), затем «Сохранить как шаблон».
- Дайте шаблону название и выберите видимость: только для меня, для отдела или для всей компании.
Либо создайте шаблон напрямую: «Задачи» → «Шаблоны» → «Добавить шаблон» → заполните поля.
Что можно сохранить в шаблоне:
- Название (с переменными:
[Имя клиента],[Дата]). - Описание и инструкцию.
- Чек-лист пунктов.
- Срок (фиксированный или +N дней от создания).
- Ответственный (конкретный или «постановщик сам выберет»).
- Наблюдатели.
- Теги.
- Приоритет.
12 готовых шаблонов задач
Постановка нового проекта
Название. «Запуск проекта: [Название проекта]»
Чек-лист:
- Определить команду проекта и ответственного.
- Провести стартовую встречу (kickoff).
- Заполнить бриф и техническое задание.
- Создать группу проекта в Битрикс24.
- Поставить задачи по первому этапу.
- Назначить дату первого чекпоинта.
Срок. +3 рабочих дня от создания
Ответственный. руководитель проекта
Исходящий звонок клиенту (дожим)
Название. «Звонок: дожим [Имя клиента] по КП»
Описание. КП отправлено [дата]. Цель: получить обратную связь, снять возражения, договориться о следующем шаге.
Чек-лист:
- Перечитать переписку и КП перед звонком.
- Позвонить, зафиксировать результат в карточке сделки.
- Если не ответил — перезвонить через 2 часа.
- Поставить следующую задачу по итогу звонка.
Срок. +1 день
Приоритет. высокий
Согласование договора
Название. «Согласование договора: [Название сделки]»
Описание. Договор подготовлен, требует согласования по цепочке.
Чек-лист:
- Передать договор юристу (срок: 1 рабочий день).
- Учесть правки юриста.
- Передать на подпись финдиректору.
- Отправить подписанный клиенту.
- Зафиксировать дату подписания в карточке сделки.
- Создать задачу на выставление счёта.
Срок. +5 рабочих дней
Выезд к клиенту или встреча на объекте
Название. «Встреча: выезд к [Название компании]»
Описание. Цель встречи, адрес объекта, контактное лицо.
Чек-лист:
- Подтвердить встречу с клиентом накануне.
- Подготовить материалы (презентация, образцы, расчёты).
- Провести встречу, сделать фото, если нужно.
- Записать договорённости прямо на встрече.
- В течение 2 часов после встречи зафиксировать итог в Битрикс24.
- Поставить следующую задачу.
Срок. дата встречи
Контроль входящего платежа
Название. «Контроль оплаты: [Название сделки] — счёт №[N]»
Описание. Счёт выставлен [дата] на сумму [сумма] ₽. Плановая дата оплаты: [дата].
Чек-лист:
- Проверить поступление оплаты.
- Если нет, позвонить или написать клиенту.
- Если нет ответа, уведомить руководителя.
- При поступлении сменить стадию сделки на «Оплачено».
- Создать задачу на отгрузку или начало работ.
Срок. плановая дата оплаты + 1 день
Регулярная еженедельная задача
Название. «Еженедельный отчёт: [Имя менеджера] — [Период]»
Описание. Подготовить отчёт по итогам недели и отправить руководителю.
Чек-лист:
- Выгрузить статистику звонков за неделю.
- Указать количество новых лидов и сделок.
- Отметить сделки, которые продвинулись на следующую стадию.
- Указать проблемные сделки (зависшие более 7 дней).
- Отправить отчёт руководителю до 18:00 пятницы.
Срок. каждая пятница
Ответственный. конкретный менеджер
Онбординг нового клиента
Название. «Онбординг: [Название компании]»
Описание. Договор подписан, клиент перешёл на этап «Активен». Провести онбординг.
Чек-лист:
- Отправить welcome-письмо с контактами и инструкциями.
- Провести вводную встречу или демо.
- Подключить к нужным чатам и каналам.
- Познакомить с персональным менеджером.
- Через 7 дней — контрольный звонок «всё ли понятно».
- Через 30 дней — NPS-опрос.
Срок. +2 рабочих дня от подписания договора
Подготовка КП (коммерческого предложения)
Название. «КП: [Название компании] — [Продукт или услуга]»
Описание. Запрос получен [дата]. Клиент ожидает КП до [дата].
Чек-лист:
- Уточнить требования (если неполные): звонок или переписка.
- Рассчитать стоимость (внутренние согласования, если нужны).
- Подготовить КП по шаблону.
- Согласовать с руководителем (если сумма выше лимита).
- Отправить клиенту.
- Поставить задачу «дожим через 3 дня».
Срок. дата дедлайна КП
Контроль качества, ОТК
Название. «ОТК: партия [№] — [Дата]»
Описание. Проверка качества партии перед отгрузкой.
Чек-лист:
- Визуальный осмотр упаковки.
- Проверка маркировки и соответствия документам.
- Выборочный контроль по параметрам (указать какие).
- Взвешивание и замеры, если требуются.
- Фото партии прикрепить к задаче.
- Подписать акт ОТК.
- При несоответствии уведомить руководителя немедленно.
Ответственный. контролёр качества
Технический выезд или сервисное обслуживание
Название. «ТО: [Оборудование] — [Дата]»
Описание. Плановое техническое обслуживание. Объект: [адрес].
Чек-лист:
- Подтвердить дату и время с ответственным на объекте.
- Подготовить инструменты и расходные материалы.
- Провести ТО по регламенту (приложить чек-лист ТО).
- Сфотографировать до и после.
- Составить акт выполненных работ.
- Внести дату следующего ТО в систему.
Срок. плановая дата ТО
Реактивация «спящего» клиента
Название. «Реактивация: [Имя клиента] — последний заказ [Дата]»
Описание. Клиент не делал заказов более [N] месяцев. Цель — возобновить контакт.
Чек-лист:
- Изучить историю клиента (что покупал, какие были проблемы).
- Подготовить персональное предложение или новость.
- Позвонить или написать с конкретным поводом.
- Зафиксировать результат в карточке.
- Если нет ответа, попробовать через 1 неделю другим каналом.
- Если отказ, поставить метку «Отказ от контакта».
Аудит карточки клиента (очистка данных)
Название. «Аудит карточки: [Название компании]»
Описание. Периодическая проверка и актуализация данных в карточке.
Чек-лист:
- Актуализировать контактные данные (телефон, email, ЛПР).
- Проверить, что все закрытые сделки имеют итог.
- Убедиться, что следующий контакт запланирован.
- Обновить статус (активный, VIP, в работе, спящий).
- Проверить задачи в просрочке по этому клиенту.
- Добавить недостающие данные в кастомные поля.
Как поделиться шаблоном с командой
Создав шаблон, выберите при сохранении видимость «Для всей компании» или «Для отдела». После этого шаблон появится у всех сотрудников в разделе «Шаблоны компании» при создании задачи.
Если нужно передать шаблон в другой портал, экспорта шаблонов в стандартном Битрикс24 нет. Можно скопировать описание и чек-лист вручную. Для переноса между порталами используйте REST API или кастомный скрипт.
Шаблоны задач в бизнес-процессах
Да, шаблоны задач можно использовать в бизнес-процессах Битрикс24. В дизайнере БП есть действие «Создать задачу»: там можно выбрать шаблон или заполнить поля вручную. Это особенно удобно, когда задача должна создаваться автоматически при наступлении условия (например, договор согласован, автоматически создать задачу «Выставить счёт» из шаблона).
Как связать роботов и шаблоны: в отдельном гайде по роботам.
Можно ли создать задачу из шаблона через мобильное приложение?+
Да. В мобильном приложении Битрикс24 при создании задачи доступна кнопка «Шаблоны»: выбираете нужный и создаёте задачу с заполненными полями.
Как поделиться шаблоном только с определённым отделом?+
При сохранении шаблона выберите «Для отдела» и укажите нужный отдел. Сотрудники из других отделов этот шаблон не увидят.
Можно ли использовать переменные в названии задачи?+
Да. В поле «Название шаблона» можно написать [Название клиента] или [Дата]: при создании задачи Битрикс24 предложит заполнить эти переменные. Это делает задачи именованными и конкретными.
Шаблон задачи удалился. Можно ли восстановить?+
Нет, стандартной корзины для шаблонов нет. Рекомендуем хранить описание шаблонов в отдельном документе Битрикс24 или базе знаний как резервную копию.
Можно ли импортировать шаблоны задач из Excel или другой системы?+
Стандартного импорта шаблонов нет. Можно создать задачи из Excel через импорт, а потом сохранить их как шаблоны. Для массовой загрузки используйте REST API Битрикс24.
Как настроить автоматическое создание задачи из шаблона без ручного нажатия?+
Через роботов или бизнес-процессы. Например: сделка перешла на стадию «Договор подписан», и робот «Создать задачу» автоматически создаёт задачу по шаблону «Онбординг клиента».
Эти 12 шаблонов задач — только треть пакета
Заберите все 32 документа одним файлом
12 шаблонов задач, 13 шаблонов писем и 7 регламентов для менеджеров — в одном документе Word. Скопируйте в свой Битрикс24 и адаптируйте под процесс за вечер.
Итого
Шаблоны задач в Битрикс24 — недооценённый инструмент, который экономит время каждый день. 12 шаблонов из этой статьи закрывают большинство типовых процессов: от онбординга клиентов до контроля ОТК. Настройте один раз — и команда перестанет изобретать велосипед при каждой новой задаче.
Готовитесь внедрять Битрикс24 с нуля? Начните с шаблона ТЗ на внедрение: 12 разделов помогут зафиксировать процессы до старта работ.
Если хотите разобраться, как выстроить систему задач в вашем Битрикс24, проведём бесплатный аудит.
Что почитать дальше
Как настроить роботы в воронке Битрикс24
Пошаговая настройка автоматизации с 5 практическими сценариями.
Кастомные поля в Битрикс24
11 типов полей, валидация, права доступа и 6 правил, отделяющих хорошую настройку от плохой.
Генератор КП в Битрикс24
Следующий шаг после задачи «Подготовить КП»: документ из сделки за 30 секунд.
Чек-лист аудита Битрикс24 из 50+ пунктов
Проверьте свой портал по нашей методике за 15 минут. Бесплатно, без email.
Настроим шаблоны задач под ваш процесс
9 лет опыта. Настройка шаблонов + роботы + бизнес-процессы: часть каждого пакета внедрения. Аудит бесплатно, точная вилка после аудита.