Шаблоны задач в Битрикс24: 12 готовых под типовые процессы

Шаблон задачи в Битрикс24 - это заготовка с названием, описанием, чек-листом, сроком и ответственным. Один раз создали - потом нажали «Создать из шаблона» и получили готовую задачу с заполненными полями. Не надо каждый раз вспоминать что должно быть в описании, какой дедлайн и кому назначить.

Звучит просто, но большинство команд этой функцией не пользуется - либо не знают что она есть, либо создали один шаблон и забыли. В этой статье - как настроить шаблоны правильно и 12 готовых примеров под типовые процессы: от постановки проекта до контроля платежа.

Что такое шаблон задачи в Битрикс24 и зачем он нужен

Без шаблонов каждую задачу ставят «на ходу»: название придумали по-разному, описание кто-то написал, кто-то нет, чек-лист забыли, дедлайн поставили наугад. В итоге задачи выглядят по-разному, содержат разное количество информации, и качество их выполнения непредсказуемо.

Шаблоны решают это:

• Стандартизация: каждая задача одного типа выглядит одинаково
• Скорость: задача из шаблона - 10 секунд вместо 2 - 3 минут ручного заполнения
• Полнота: в шаблоне уже есть чек-лист, описание, нужные поля - ничего не забыто
• Обучение: новый сотрудник видит в задаче что делать и в каком порядке

Шаблоны задач особенно важны для повторяющихся процессов: звонки клиентам, выставление счетов, выезды на объект, регулярные отчёты - всё что делается по одному и тому же алгоритму.

Где найти шаблоны задач в Битрикс24

Путь: Задачи и Проекты - нажать «Добавить задачу» - в открывшейся форме нажать «Шаблоны» (иконка в верхней части) - «Мои шаблоны» или «Шаблоны компании».

Альтернативный путь: Задачи - три точки / настройки - «Шаблоны задач».

Как создать шаблон задачи

1. Создайте обычную задачу со всеми нужными полями: название, описание, чек-лист, срок (можно указать «+N дней от создания»), ответственный, наблюдатели, теги
2. Откройте меню задачи (три точки) - «Сохранить как шаблон»
3. Дайте шаблону название и выберите видимость: только для меня / для отдела / для всей компании

Либо создайте шаблон напрямую: Задачи - Шаблоны - «Добавить шаблон» - заполните поля.

Что можно сохранить в шаблоне:

• Название (с переменными: [Имя клиента], [Дата])
• Описание / инструкция
• Чек-лист пунктов
• Срок (фиксированный или +N дней от создания)
• Ответственный (конкретный или «постановщик сам выберет»)
• Наблюдатели
• Теги
• Приоритет

12 готовых шаблонов задач под типовые процессы

1. Постановка нового проекта

Название шаблона: Запуск проекта: [Название проекта]

Чек-лист:

• Определить команду проекта и ответственного
• Провести стартовую встречу (kickoff)
• Заполнить бриф / техническое задание
• Создать группу проекта в Битрикс24
• Поставить задачи по первому этапу
• Назначить дату первого чекпоинта

Срок: +3 рабочих дня от создания Ответственный: руководитель проекта

2. Исходящий звонок клиенту (дожим)

Название шаблона: Звонок: дожим [Имя клиента] по КП

Описание: КП отправлено [дата]. Цель: получить обратную связь, снять возражения, договориться о следующем шаге.

Чек-лист:

• Перечитать переписку и КП перед звонком
• Позвонить, зафиксировать результат в карточке сделки
• Если не ответил - перезвонить через 2 часа
• Поставить следующую задачу по итогу звонка

Срок: +1 день Приоритет: высокий

3. Согласование договора

Название шаблона: Согласование договора: [Название сделки]

Описание: Договор подготовлен, требует согласования по цепочке.

Чек-лист:

• Передать договор юристу (срок: 1 рабочий день)
• Учесть правки юриста
• Передать на подпись финдиректору
• Отправить подписанный клиенту
• Зафиксировать дату подписания в карточке сделки
• Создать задачу на выставление счёта

Срок: +5 рабочих дней

4. Выезд к клиенту / встреча на объекте

Название шаблона: Встреча: выезд к [Название компании]

Описание: Цель встречи, адрес объекта, контактное лицо.

Чек-лист:

• Подтвердить встречу с клиентом накануне
• Подготовить материалы (презентация, образцы, расчёты)
• Провести встречу, сделать фото если нужно
• Записать договорённости прямо на встрече
• В течение 2 часов после встречи зафиксировать итог в Битрикс24
• Поставить следующую задачу

Срок: дата встречи

5. Контроль входящего платежа

Название шаблона: Контроль оплаты: [Название сделки] - счёт №[N]

Описание: Счёт выставлен [дата] на сумму [сумма] руб. Плановая дата оплаты: [дата].

Чек-лист:

• Проверить поступление оплаты
• Если нет - позвонить/написать клиенту
• Если нет ответа - уведомить руководителя
• При поступлении - сменить стадию сделки на «Оплачено»
• Создать задачу на отгрузку / начало работ

Срок: плановая дата оплаты + 1 день

6. Регулярная еженедельная задача

Название шаблона: Еженедельный отчёт: [Имя менеджера] - [Период]

Описание: Подготовить отчёт по итогам недели и отправить руководителю.

Чек-лист:

• Выгрузить статистику звонков за неделю
• Указать количество новых лидов / сделок
• Отметить сделки которые продвинулись на следующую стадию
• Указать проблемные сделки (зависшие более 7 дней)
• Отправить отчёт руководителю до 18:00 пятницы

Срок: каждая пятница Ответственный: конкретный менеджер

7. Онбординг нового клиента

Название шаблона: Онбординг: [Название компании]

Описание: Договор подписан, клиент перешёл на этап «Активен». Провести онбординг.

Чек-лист:

• Отправить welcome-письмо с контактами и инструкциями
• Провести вводную встречу / демо
• Подключить к нужным чатам / каналам
• Познакомить с персональным менеджером
• Через 7 дней - контрольный звонок «всё ли понятно»
• Через 30 дней - NPS-опрос

Срок: +2 рабочих дня от подписания договора

8. Подготовка КП (коммерческого предложения)

Название шаблона: КП: [Название компании] - [Продукт/Услуга]

Описание: Запрос получен [дата]. Клиент ожидает КП до [дата].

Чек-лист:

• Уточнить требования (если неполные) - звонок/переписка
• Рассчитать стоимость (внутренние согласования если нужны)
• Подготовить КП по шаблону
• Согласовать с руководителем (если сумма > лимита)
• Отправить клиенту
• Поставить задачу «дожим через 3 дня»

Срок: дата дедлайна КП

9. Контроль качества / ОТК

Название шаблона: ОТК: партия [№] - [Дата]

Описание: Проверка качества партии перед отгрузкой.

Чек-лист:

• Визуальный осмотр упаковки
• Проверка маркировки и соответствия документам
• Выборочный контроль по параметрам (указать какие)
• Взвешивание / замеры если требуются
• Фото партии прикрепить к задаче
• Подписать акт ОТК
• При несоответствии - уведомить руководителя немедленно

Ответственный: контролёр качества

10. Технический выезд / сервисное обслуживание

Название шаблона: ТО: [Оборудование] - [Дата]

Описание: Плановое техническое обслуживание. Объект: [адрес].

Чек-лист:

• Подтвердить дату и время с ответственным на объекте
• Подготовить инструменты и расходные материалы
• Провести ТО по регламенту (приложить чек-лист ТО)
• Сфотографировать до и после
• Составить акт выполненных работ
• Внести дату следующего ТО в систему

Срок: плановая дата ТО

11. Реактивация «спящего» клиента

Название шаблона: Реактивация: [Имя клиента] - последний заказ [Дата]

Описание: Клиент не делал заказов более [N] месяцев. Цель - возобновить контакт.

Чек-лист:

• Изучить историю клиента (что покупал, какие были проблемы)
• Подготовить персональное предложение или новость
• Позвонить / написать с конкретным поводом
• Зафиксировать результат в карточке
• Если нет ответа - попробовать через 1 неделю другим каналом
• Если отказ - поставить метку «Отказ от контакта»

12. Аудит карточки клиента (очистка данных)

Название шаблона: Аудит карточки: [Название компании]

Описание: Периодическая проверка и актуализация данных в карточке.

Чек-лист:

• Актуализировать контактные данные (телефон, email, ЛПР)
• Проверить что все закрытые сделки имеют итог
• Убедиться что следующий контакт запланирован
• Обновить статус (активный / VIP / в работе / спящий)
• Проверить задачи в просрочке по этому клиенту
• Добавить недостающие данные в кастомные поля

Как поделиться шаблоном с командой

Создав шаблон, выберите при сохранении видимость «Для всей компании» или «Для отдела». После этого шаблон появится у всех сотрудников в разделе «Шаблоны компании» при создании задачи.

Если нужно передать шаблон в другой портал - экспорта шаблонов в стандартном Битрикс24 нет. Можно скопировать описание и чек-лист вручную. Для переноса между порталами используйте REST API или кастомный скрипт.

Шаблоны задач в бизнес-процессах

Да, шаблоны задач можно использовать в бизнес-процессах Битрикс24. В дизайнере БП есть действие «Создать задачу» - там можно выбрать шаблон или заполнить поля вручную. Это особенно удобно когда задача должна создаваться автоматически при наступлении условия (например, договор согласован - автоматически создать задачу «Выставить счёт» из шаблона).

FAQ

Итого

Шаблоны задач в Битрикс24 - недооценённый инструмент который экономит время каждый день. 12 шаблонов из этой статьи закрывают большинство типовых процессов: от онбординга клиентов до контроля ОТК. Настройте один раз - и команда перестанет изобретать велосипед при каждой новой задаче.

Если хотите разобраться как выстроить систему задач в вашем Битрикс24 - проведём бесплатный аудит.

Записаться на бесплатный аудит -