Генератор КП в Битрикс24: как настроить шаблоны и создавать документы из сделки

Битрикс24 использует систему шаблонов документов. Шаблон, файл Word (.docx) с метками-подстановками. При генерации система берёт данные из карточки сделки и заменяет метки на реальные значения.

Где находится. «CRM» → «Сделки» → открыть карточку сделки → кнопка «Документы» (или раздел «Документы» в правой части карточки) → «Создать документ» → выбрать шаблон.

Что подставляется автоматически. Название компании и контактного лица, дата документа, номер сделки, позиции из раздела «Товары» в карточке сделки, суммы с НДС и без, данные из кастомных полей сделки.

Результат. Готовый документ открывается в редакторе Битрикс24 или скачивается как .docx или .pdf.

До настройки шаблона: в блоке «Документы» карточки сделки пусто или доступна только кнопка загрузки файла вручную.

После настройки хотя бы одного шаблона: в этом же блоке появляется кнопка «Создать документ» со списком доступных шаблонов (если их несколько, например отдельно КП, отдельно счёт, отдельно договор). При нажатии открывается предпросмотр, где уже подставлены данные конкретной сделки, документ можно сразу скачать или отправить.

Все документы, созданные по сделке (и КП, и счета, и договоры), хранятся в одном списке внутри блока «Документы» этой карточки, с датой создания и именем шаблона, по которому документ сгенерирован. Это удобно, когда по одной сделке нужно быстро найти, отправляли ли клиенту актуальную версию КП или уже выставляли счёт.

Шаг 1. Подготовить базовый Word-файл. Создайте документ в Microsoft Word или LibreOffice Writer: с логотипом компании, реквизитами, структурой предложения, условиями. Места где нужны данные из CRM, замените на метки в формате {FieldName}.

Шаг 2. Узнать правильные названия меток. В Битрикс24 метки называются переменными или полями шаблона. Стандартные метки для сделки: {COMPANY_TITLE} (название компании), {CONTACT_NAME} и {CONTACT_LAST_NAME} (имя и фамилия контакта), {DEAL_TITLE} и {DEAL_ID} (название и номер сделки), {CURRENT_DATE} (текущая дата генерации), {USER_NAME} и {USER_PHONE} (данные ответственного менеджера). Полный список переменных: «CRM» → «Документы» → «Шаблоны документов» → нажать «Переменные» при редактировании шаблона.

Шаг 3. Добавить таблицу позиций. Позиции хранятся в разделе «Товары» карточки сделки, для их вывода используется блок-цикл {#PRODUCTS} {PRODUCT_NAME} | {PRODUCT_PRICE} | {PRODUCT_QUANTITY} | {PRODUCT_SUM} {/PRODUCTS}, который повторяется для каждой позиции. Итоговые суммы: {DEAL_OPPORTUNITY} (без НДС), {DEAL_TAX_VALUE} (сумма НДС), {DEAL_OPPORTUNITY_WITH_TAX} (с НДС).

Шаг 4. Загрузить шаблон в Битрикс24. «CRM» → «Документы» → «Шаблоны документов» → «Добавить» → загрузить .docx файл → указать к какому типу привязан шаблон («Сделки», «Лиды», «Контакты»). После загрузки кнопка «Проверить» запустит тест с фиктивными данными и покажет ошибки в синтаксисе меток, если они есть.

Шаг 5. Протестировать генерацию. Открыть любую тестовую сделку с заполненными полями → «Документы» → выбрать новый шаблон → «Создать» → просмотреть результат.

Шаблон уже создан, но нужно поменять формулировку условий, добавить пункт или обновить реквизиты.

Где хранится исходный файл. «CRM» → «Документы» → «Шаблоны документов» → список всех загруженных шаблонов с указанием, к какому типу сущности каждый привязан.

Как отредактировать. Открыть нужный шаблон в списке → «Скачать» (получаете тот же .docx файл, который загружали изначально) → внести правки в Word → вернуться в «Шаблоны документов» → открыть тот же шаблон → «Заменить файл» (или «Редактировать», формулировка кнопки зависит от версии интерфейса) → загрузить обновлённую версию.

Важный нюанс. Изменение шаблона влияет только на документы, которые будут сгенерированы после обновления. Уже созданные и отправленные клиентам КП остаются в прежнем виде: система не пересобирает задним числом документы, которые уже существуют в карточках сделок.

Если шаблонов несколько под разные типы КП. Дайте каждому шаблону понятное название прямо при загрузке (не «Шаблон 1», а «КП: оборудование» или «КП: услуги»), иначе через несколько месяцев менеджеры будут путать, какой шаблон для какого случая, особенно если шаблонов больше трёх-четырёх.

Механизм шаблонов в Битрикс24 работает одинаково для любого типа документа: коммерческое предложение, счёт, договор, акт выполненных работ настраиваются одним и тем же инструментом с разными файлами-шаблонами.

Как настроить шаблон счёта, договора или акта. Точно так же, как шаблон КП: подготовить Word-файл с нужными метками (для счёта пригодятся {DEAL_OPPORTUNITY} и реквизиты компании, для акта, список выполненных работ через тот же блок-цикл {#PRODUCTS}), загрузить через «CRM» → «Документы» → «Шаблоны документов» → «Добавить», привязать к нужному типу сущности.

Общий список документов по сделке. Если настроено несколько шаблонов разных типов, в блоке «Документы» карточки сделки менеджер выбирает нужный из выпадающего списка при каждой генерации, а не только КП.

Отдельно про счета. В Битрикс24 «Счёт» может существовать в двух разных механизмах: как отдельная CRM-сущность со своим статусом оплаты и как сгенерированный по шаблону документ внутри сделки. Если нужен именно контроль оплаты и статуса счёта, а не просто печатная форма, используйте раздел «CRM» → «Счета», а не только шаблонизатор документов.

Частая операционная проблема: нужно удалить ошибочно созданный или устаревший документ, а кнопка удаления не срабатывает или недоступна.

Удаление сгенерированного документа (КП, договор, акт) из карточки сделки. Открыть блок «Документы» → найти нужный документ в списке → значок с многоточием или контекстное меню рядом с документом → «Удалить». Удаляется только сам файл-документ, шаблон, по которому он создан, не затрагивается.

Почему не удаляется счёт как CRM-сущность. Если счёт создан не просто как документ, а как отдельная сущность CRM со статусом оплаты, удаление может быть ограничено правами доступа: у обычного менеджера часто нет прав на удаление счетов, только на создание и просмотр, это настраивается администратором в правах доступа роли. Также счёт, по которому уже прошла оплата или который передан в бухгалтерский учёт, может быть защищён от удаления намеренно, чтобы не терять финансовую историю.

Как удалить счёт, если он всё же должен быть удалён. Проверить права доступа: «CRM» → «Настройки» → «Права доступа» → «Роли» → убедиться, что право на удаление счетов есть у нужной роли. Если счёт связан с оплатой, которая уже прошла, для чистоты финансовой отчётности иногда правильнее не удалять, а перевести счёт в статус «Отменён», сохранив историю, а не стирая её.

Стандартный генератор подходит для простых КП, для сложных сценариев возможностей не хватает.

Условные блоки ограничены. Сложная логика вида «если тип клиента VIP, добавить специальные условия» реализована ограниченно. Базовые условия ({if}...{/if}) поддерживаются, но сложные вложенные условия дают ошибки.

Нет мультивалютных расчётов. Показать цены в рублях и в евро одновременно с актуальным курсом стандартный шаблон не умеет.

Смешанные позиции (услуги, товары, работы). Блок {#PRODUCTS} выводит все позиции одним списком, разбить на категории в стандартном шаблоне нельзя без дополнительных решений.

Сложное форматирование. Большие таблицы с условным форматированием, чередующиеся цвета, вложенные таблицы часто ломаются при генерации.

Нет версионирования. Разные версии КП хранятся в карточке как отдельные файлы без автоматического сравнения версий.

Улучшить шаблон вручную. Для простых B2B КП (3-10 строк, однородные позиции) стандартного шаблонизатора обычно достаточно, задача разовая, настраивается самостоятельно.

Приложения из маркетплейса Битрикс24. В Маркет Битрикс24 есть специализированные приложения для генерации КП, они добавляют условные блоки, мультивалютность, группировку позиций. Путь: «CRM» → «Документы» → «Расширения» или Левая панель → «Приложения» → Маркет → поиск «КП».

Разработка кастомного решения. Для компаний с высокими требованиями к документам, разработка собственного генератора через REST API Битрикс24: система забирает данные из сделки через API, генерирует PDF по собственным шаблонам, возвращает файл в карточку.

Если КП у вас простые (одна категория позиций, фиксированный формат): начните со стандартного шаблонизатора, настройка занимает 2-3 часа.

Если КП сложные или у вас больше трёх форматов документов для разных продуктов: сначала проверьте текущее состояние системы. Скачайте аудит-чеклист, он покажет, насколько правильно заполнены карточки сделок и товарный каталог, без корректных данных в CRM любой генератор будет выдавать документы с ошибками.

Если после отправки КП документ нужно подписать электронно, а не просто согласовать по почте: это уже отдельный механизм Битрикс24 Sign, разобранный в статье электронная подпись в Битрикс24.