Кастомные поля в Битрикс24 - типы, валидация, лучшие практики

Кастомные поля в Битрикс24 - это способ адаптировать CRM под ваш бизнес, а не подстраивать бизнес под CRM. Стандартная карточка сделки содержит около 30 полей. Из них большинству компаний нужно 5 - 8 и ещё 5 - 10 своих, специфических.

Правильно настроенные поля - это быстрое заполнение, чистые данные и корректные отчёты. Неправильно - это 40 полей в карточке, половина из которых никогда не заполняется, и менеджеры которые ненавидят CRM.

В этой статье - 11 типов полей, когда какой использовать, как настроить валидацию и 6 правил которые отделяют хорошую настройку от плохой.

Зачем вообще добавлять поля

Стандартные поля Битрикс24 (название, сумма, статус, контакт, источник) - это база. Но каждый бизнес работает со своими данными:

• Строительная компания хочет видеть в сделке: «Объект», «Тип тендера», «Дата сдачи»
• Оптовик: «Категория товара», «Объём заказа», «Менеджер клиента со стороны покупателя»
• IT-компания: «Стек технологий», «Тип лицензии», «Дата следующего продления»

Без кастомных полей эта информация хранится в комментариях, заметках или голове менеджера. С полями - структурировано, доступно для фильтров и отчётов.

11 типов полей в Битрикс24

1. Строка (однострочная)

Текст до 255 символов. Для коротких данных: номер договора, артикул, имя контактного лица.

Когда использовать: любое короткое текстовое значение без форматирования.

2. Текст (многострочный)

Произвольный текст без ограничения длины. Для примечаний, описаний, условий.

Когда использовать: комментарии к сделке, особые условия договора, техническое описание задачи.

Антипаттерн: не используйте текстовое поле там где нужен список - данные будут несогласованными («Москва», «мск», «МСК» - три разных значения в отчёте).

3. Число

Целое или дробное число. Для количественных показателей.

Когда использовать: объём заказа, количество сотрудников клиента, площадь объекта, вес груза.

Особенность: числовые поля участвуют в расчётах в роботах и БП, по ним строятся диаграммы в отчётах.

4. Деньги

Число с валютой. Отдельный тип - потому что Битрикс24 умеет конвертировать между валютами автоматически.

Когда использовать: бюджет клиента, стоимость этапа, размер аванса.

5. Дата / Дата и время

Календарная дата или дата+время.

Когда использовать: дата следующего контакта, дата окончания договора, дата планируемой отгрузки, дата рождения клиента.

Лайфхак: поля типа «дата» можно использовать как триггеры для роботов - «за 30 дней до даты окончания договора поставить задачу на продление».

6. Список (одиночный выбор)

Выпадающий список значений, одно можно выбрать.

Когда использовать: тип клиента (новый/постоянный/VIP), регион, стадия производства, приоритет.

Правило: список нужен когда значений 3 - 15 и они предопределены. Если значений больше 20 - используйте привязку к справочнику.

7. Список (множественный выбор)

То же что одиночный, но можно отметить несколько значений.

Когда использовать: интересы клиента, продукты в которых заинтересован, каналы коммуникации.

Осторожно: множественный выбор сложнее фильтровать в отчётах. Используйте когда реально нужно несколько значений.

8. Флаг (чекбокс)

Да/нет, включено/выключено.

Когда использовать: «Договор подписан», «НДС включён», «Клиент согласился на рассылку», «Акт закрыт».

Лайфхак: флаги удобно использовать как условия в роботах - «если поле "НДС включён" = Да - генерировать счёт с НДС».

9. Файл

Прикрепить файл прямо в карточку.

Когда использовать: скан договора, фото объекта, техническое задание, КП в PDF.

10. Привязка к пользователю

Поле которое хранит ссылку на сотрудника Битрикс24.

Когда использовать: «Куратор проекта», «Технический эксперт», «Ответственный за отгрузку» - когда помимо основного ответственного нужно зафиксировать других участников.

11. Адрес

Структурированный адрес с геокодированием.

Когда использовать: адрес доставки, адрес объекта, юридический адрес. Битрикс24 умеет строить маршруты и отображать точки на карте.

Валидация и обязательность полей

Обязательное поле - без его заполнения нельзя сохранить карточку или перейти на следующую стадию.

Как настроить: в настройках поля - «Обязательное» - выберите стадию (на всех стадиях или только на конкретной).

Типичная ошибка: сделать обязательными слишком много полей на первой стадии. Менеджер только что взял трубку и уже должен заполнить 10 полей - он будет вводить мусор лишь бы сохранить карточку.

Правило: обязательность привязывайте к стадиям. На «Новой» стадии - 2 - 3 обязательных поля. Всё остальное - обязательно на стадии «КП подготовлено» или «Договор».

Валидация по типу происходит автоматически: в числовое поле нельзя ввести текст, в поле даты - некорректную дату. Дополнительная валидация (маска, регулярное выражение) - только через кастомную разработку или специализированные приложения.

Права доступа к полям

В Битрикс24 можно управлять видимостью и редактируемостью полей по ролям:

• Менеджер видит и редактирует своё поле
• Руководитель видит все поля, включая внутренние комментарии
• Склад видит только поля относящиеся к отгрузке

Настройка: CRM - Настройки - Права доступа - Поля.

Это особенно важно для чувствительных данных: скидка, маржа, внутренняя стоимость - эти поля менеджеры видеть не должны.

Лучшие практики - 6 правил

Правило 1. Не больше 7 обязательных полей на стадию

Больше 7 - и менеджеры начинают вводить мусор. Проверьте себя: если вы сами заполняли бы эту карточку 20 раз в день - сколько полей вы бы реально заполняли честно?

Правило 2. Группируйте поля по вкладкам

В Битрикс24 карточку сделки можно разбить на вкладки: «Основное», «Финансы», «Документы», «Производство». Это снижает когнитивную нагрузку - менеджер видит только нужные ему поля.

Правило 3. Списки вместо текста где возможно

Текстовое поле «Город» - «Москва», «москва», «МСК», «г. Москва» - 4 разных значения в отчёте. Список «Город» - всегда «Москва». Используйте списки везде где значения предсказуемы.

Правило 4. Чистите неиспользуемые поля

Раз в квартал проверяйте: какие поля реально заполняются. Поле с заполненностью ниже 20% - либо его не нужно, либо нужно сделать обязательным. Не нужно - удалить.

Правило 5. Называйте поля понятно для менеджера, не для системы

«Дата след. контакта» лучше чем «NEXT_CONTACT_DT». Менеджер должен понимать поле без инструкции.

Правило 6. Документируйте что означает каждое поле

Заведите отдельный документ (или страницу в Битрикс24 Wiki): поле - что означает - кто заполняет - на какой стадии обязательно. Без документации через 6 месяцев никто не помнит зачем нужно поле «Флаг С».

Анти-паттерн: 40 полей в карточке

Самая частая ошибка при внедрении - добавить в карточку всё что когда-либо может понадобиться. Результат: карточка на 3 экрана скролла, менеджеры заполняют 10 полей из 40, данные грязные, отчёты бессмысленные.

Тест: возьмите вашу текущую карточку сделки. Посмотрите статистику заполненности полей за последние 3 месяца. Всё что ниже 30% - либо удалить, либо понять почему не заполняется.

[placeholder - кейс из практики: компания с 45 полями в карточке, после аудита оставили 12, заполняемость выросла с 40% до 87%]

FAQ

Итого

Кастомные поля в Битрикс24 - это инструмент который либо упрощает работу менеджеров, либо делает её невыносимой. Разница в подходе: начинать с минимума обязательных полей, группировать по вкладкам, использовать списки вместо текста, чистить раз в квартал.

Если хотите пройтись по вашим текущим полям и убрать лишнее - проведём аудит.

Записаться на бесплатный аудит -