Как настроить роботы в воронке Битрикс24 - пошаговый гайд

Роботы в Битрикс24 - это автоматические действия которые происходят сами, без участия менеджера. Сделка перешла на стадию - письмо клиенту отправлено само. Сделка завислa на 5 дней - задача руководителю создана сама. Клиент не ответил - напоминание поставлено само.

Это не магия и не дорогая разработка. Это стандартный функционал Битрикс24 который входит во все платные тарифы. Но большинство компаний либо не знают о нём, либо настраивают один-два робота и останавливаются. В этой статье - как настроить правильно: с нуля, с примерами, с пошаговыми скриншотами.

Роботы, триггеры и бизнес-процессы - в чём разница

Прежде чем настраивать - разберём термины. В Битрикс24 три инструмента автоматизации, и их путают.

Правило: начинайте с роботов. Они настраиваются за 5 минут и закрывают 80% потребностей. БП - только когда роботов не хватает.

Как открыть настройку роботов

1. Зайдите в CRM - Сделки (или Лиды)
2. Нажмите на стадию воронки правой кнопкой - «Роботы» - или найдите кнопку «Роботы» в верхней панели воронки
3. Откроется панель с двумя колонками: «Роботы» (при входе на стадию) и «Триггеры» (переход на стадию по событию)
4. Нажмите «Добавить робота» - выберите тип

Скриншот: CRM - панель роботов на стадии

Основные типы роботов и что они делают

Уведомление

Отправляет сообщение - в Битрикс24 (уведомление пользователю), на email или SMS.

Настройка: выберите «Уведомление» - укажите получателя (менеджер сделки / конкретный сотрудник / группа) - напишите текст. В тексте можно использовать поля из карточки сделки: {Название}, {Сумма}, {Контакт}.

Пример: На стадии «КП отправлено» - уведомление менеджеру: «КП по сделке {Название} отправлено. Задача: позвонить клиенту через 2 дня.»

Создание задачи

Ставит задачу сотруднику при переходе на стадию.

Настройка: выберите «Задача» - укажите исполнителя - название задачи - дедлайн (фиксированный или от текущей даты +N дней).

Пример: На стадии «Договор подписан» - задача менеджеру «Передать заказ на склад», дедлайн сегодня.

Изменение поля

Меняет значение поля в карточке сделки автоматически.

Настройка: выберите «Изменить поле» - укажите поле - новое значение.

Пример: При переходе на стадию «Отгружено» - поле «Статус отгрузки» автоматически меняется на «Выполнена».

Отправка письма

Отправляет email клиенту (или сотруднику) с шаблоном.

Настройка: выберите «Письмо» - получатель (поле email из карточки) - тема - текст с переменными.

Пример: На стадии «Счёт выставлен» - письмо клиенту с суммой и реквизитами для оплаты.

Смена ответственного

Переназначает сделку другому менеджеру по условию.

Настройка: выберите «Смена ответственного» - укажите нового ответственного.

Пример: Если сделка зависла на стадии «КП согласовывается» дольше 10 дней - переназначить на старшего менеджера.

5 практических сценариев с настройкой

Сценарий 1. Поздравление клиента с днём рождения

Для этого нужен триггер (не робот), но многие путают. Триггер срабатывает по дате из поля «Дата рождения» контакта.

Настройка:

1. В воронке - Триггеры - «Наступление даты»
2. Выберите поле: «Дата рождения» из связанного контакта
3. За сколько дней - 0 (в день рождения)
4. Действие: создать задачу менеджеру «Позвонить и поздравить клиента {Имя}»

Эффект: Менеджер не забывает поздравить ни одного клиента. Тёплый повод для контакта - клиент это ценит.

Сценарий 2. Эскалация просроченной сделки

Задача: если сделка висит на одной стадии дольше 5 дней - менеджер получает напоминание, на 8-й день - руководитель.

Настройка:

1. На проблемной стадии - «Добавить робота»
2. Выберите «Уведомление» - задержка 5 дней - получатель: «Ответственный менеджер» - текст: «Сделка {Название} стоит на месте уже 5 дней. Что происходит?»
3. Добавьте второй робот: задержка 8 дней - получатель: «Руководитель отдела» - текст: «Сделка {Название} завислa на 8 дней. Нужно разобраться.»

Эффект: Ни одна сделка не «засыпает» незамеченной.

Сценарий 3. Автоматическое назначение менеджера по источнику

Задача: лид с сайта - один менеджер, лид из рекламы - другой, входящий звонок - третий.

Настройка: Это делается через триггер «Создание лида» + робот «Смена ответственного» с условием по полю «Источник».

1. В воронке лидов - на стадии «Новый» - Роботы
2. Добавьте «Смена ответственного» с условием: поле «Источник» = «Сайт» - менеджер Иванов
3. Повторите для других источников

Эффект: Лиды попадают нужным менеджерам автоматически. Нет ручного распределения, нет «забытых» лидов без ответственного.

Сценарий 4. Запуск NPS после закрытия сделки

Задача: сделка закрыта - клиент получает автоматический NPS-опрос через день.

Настройка:

1. На стадии «Успешно закрыта» - «Добавить робота» - «Письмо клиенту»
2. Задержка: 1 день
3. Тема: «Оцените нашу работу»
4. Текст с ссылкой на форму NPS (можно настроить через приложение SellUs NPS)

Эффект: Автоматический сбор обратной связи без ручного контроля. Лояльных клиентов - сразу направляем оставить отзыв на Яндексе.

Сценарий 5. Напоминание о неотвеченном КП

Задача: КП отправлено, клиент не ответил 3 дня - менеджеру задача «позвонить». Не ответил 7 дней - задача с высоким приоритетом.

Настройка:

1. Стадия «КП отправлено» - Роботы - «Задача» с задержкой 3 дня
2. Исполнитель: ответственный менеджер
3. Название: «Перезвонить по КП - {Название сделки}»
4. Второй робот: задержка 7 дней - та же задача, приоритет «Высокий» + уведомление руководителю

Эффект: КП больше не «пропадают в тишине». Менеджер обязательно делает повторный контакт.

Типичные ошибки при настройке роботов

Ошибка 1: слишком много роботов на одной стадии Если на одной стадии 10+ роботов - система становится непредсказуемой. Правило: не больше 3 - 4 роботов на стадию. Если нужно больше логики - это сигнал что нужен бизнес-процесс.

Ошибка 2: роботы без документации Через 3 месяца никто не помнит зачем настроен конкретный робот. Называйте роботы понятно: «Уведомление РОП - просрочка 5 дней», не «Робот 1».

Ошибка 3: роботы автоматизируют хаотичный процесс Сначала наведите порядок в воронке и стадиях. Потом добавляйте роботов. Если стадии непонятны менеджерам - роботы только умножат путаницу.

FAQ

Итого

Роботы в Битрикс24 - это 5 - 15 минут настройки и часы сэкономленного времени менеджеров каждую неделю. Начните с трёх сценариев: уведомление об эскалации, задача при переходе стадии и письмо клиенту. Это уже даст ощутимый эффект.

Хотите мы посмотрим вашу воронку и скажем какие роботы имеет смысл настроить - бесплатный аудит.

Записаться на бесплатный аудит -