Как настроить роботы в воронке Битрикс24: пошаговый гайд
9 лет и 250+ проектов внедрения Битрикс24. Настройка роботов и триггеров — часть каждого пакета внедрения. Каталог из 25+ собственных приложений автоматизации в SellUs Platform. Подробнее о команде.
Роботы в Битрикс24 — это автоматические действия, которые происходят сами, без участия менеджера. Сделка перешла на стадию — письмо клиенту отправлено само. Сделка зависла на 5 дней — задача руководителю создана сама. Клиент не ответил — напоминание поставлено само.
Это не магия и не дорогая разработка. Это стандартный функционал Битрикс24, который входит во все платные тарифы. Но большинство компаний либо не знают о нём, либо настраивают один-два робота и останавливаются. В этой статье — как настроить правильно: с нуля, с примерами, с пошаговыми шагами.
Роботы, триггеры и бизнес-процессы: в чём разница
Прежде чем настраивать, разберём термины. В Битрикс24 три инструмента автоматизации, и их путают.
| Инструмент | Что делает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Робот | Выполняет действие при переходе на стадию | Простые линейные действия: уведомить, создать задачу, сменить поле |
| Триггер | Переводит сделку на стадию при наступлении события | Когда нужно реагировать на действие: клиент открыл письмо — сделка перешла на «Просмотрел КП» |
| Бизнес-процесс (БП) | Сложная логика с ветвлениями и согласованиями | Когда нужно: «если сумма больше 500 тыс., согласовать с директором, иначе сразу выставить счёт» |
Роботы настраиваются за 5 минут и закрывают 80% потребностей. Бизнес-процессы включайте только когда роботов не хватает.
Как открыть настройку роботов
- Зайдите в CRM, раздел «Сделки» (или «Лиды»).
- Нажмите на стадию воронки правой кнопкой, «Роботы», или найдите кнопку «Роботы» в верхней панели воронки.
- Откроется панель с двумя колонками: «Роботы» (при входе на стадию) и «Триггеры» (переход на стадию по событию).
- Нажмите «Добавить робота», выберите тип.
Основные типы роботов и что они делают
Уведомление
Отправляет сообщение в Битрикс24 (уведомление пользователю), на email или SMS.
Настройка. Выберите «Уведомление», укажите получателя (менеджер сделки, конкретный сотрудник или группа), напишите текст. В тексте можно использовать поля из карточки сделки: {Название}, {Сумма}, {Контакт}.
Пример. На стадии «КП отправлено» уведомление менеджеру: «КП по сделке {Название} отправлено. Задача: позвонить клиенту через 2 дня.»
Создание задачи
Ставит задачу сотруднику при переходе на стадию.
Настройка. Выберите «Задача», укажите исполнителя, название задачи, дедлайн (фиксированный или от текущей даты +N дней).
Пример. На стадии «Договор подписан» задача менеджеру «Передать заказ на склад», дедлайн сегодня.
Изменение поля
Меняет значение поля в карточке сделки автоматически.
Настройка. Выберите «Изменить поле», укажите поле и новое значение.
Пример. При переходе на стадию «Отгружено» поле «Статус отгрузки» автоматически меняется на «Выполнена».
Отправка письма
Отправляет email клиенту (или сотруднику) с шаблоном.
Настройка. Выберите «Письмо», получатель (поле email из карточки), тема, текст с переменными.
Пример. На стадии «Счёт выставлен» письмо клиенту с суммой и реквизитами для оплаты.
Смена ответственного
Переназначает сделку другому менеджеру по условию.
Настройка. Выберите «Смена ответственного», укажите нового ответственного.
Пример. Если сделка зависла на стадии «КП согласовывается» дольше 10 дней, переназначить на старшего менеджера.
5 практических сценариев с настройкой
Поздравление клиента с днём рождения
Для этого нужен триггер (не робот), но многие путают. Триггер срабатывает по дате из поля «Дата рождения» контакта.
Настройка:
- В воронке — Триггеры — «Наступление даты».
- Выберите поле: «Дата рождения» из связанного контакта.
- За сколько дней: 0 (в день рождения).
- Действие: создать задачу менеджеру «Позвонить и поздравить клиента {Имя}».
Эффект. Менеджер не забывает поздравить ни одного клиента. Тёплый повод для контакта, клиент это ценит.
Эскалация просроченной сделки
Задача. Если сделка висит на одной стадии дольше 5 дней — менеджер получает напоминание, на 8-й день — руководитель.
Настройка:
- На проблемной стадии — «Добавить робота».
- Выберите «Уведомление», задержка 5 дней, получатель «Ответственный менеджер», текст: «Сделка {Название} стоит на месте уже 5 дней. Что происходит?»
- Добавьте второй робот: задержка 8 дней, получатель «Руководитель отдела», текст: «Сделка {Название} зависла на 8 дней. Нужно разобраться.»
Эффект. Ни одна сделка не «засыпает» незамеченной.
Автоматическое назначение менеджера по источнику
Задача. Лид с сайта — один менеджер, лид из рекламы — другой, входящий звонок — третий.
Настройка. Это делается через триггер «Создание лида» и робот «Смена ответственного» с условием по полю «Источник».
- В воронке лидов, на стадии «Новый», Роботы.
- Добавьте «Смена ответственного» с условием: поле «Источник» = «Сайт», менеджер Иванов.
- Повторите для других источников.
Эффект. Лиды попадают нужным менеджерам автоматически. Нет ручного распределения, нет «забытых» лидов без ответственного.
Запуск NPS после закрытия сделки
Задача. Сделка закрыта, клиент получает автоматический NPS-опрос через день.
Настройка:
- На стадии «Успешно закрыта» — «Добавить робота» — «Письмо клиенту».
- Задержка: 1 день.
- Тема: «Оцените нашу работу».
- Текст со ссылкой на форму NPS (можно настроить через приложение SellUs NPS).
Эффект. Автоматический сбор обратной связи без ручного контроля. Лояльных клиентов сразу направляем оставить отзыв на Яндексе.
Напоминание о неотвеченном КП
Задача. КП отправлено, клиент не ответил 3 дня — менеджеру задача «позвонить». Не ответил 7 дней — задача с высоким приоритетом.
Настройка:
- Стадия «КП отправлено», Роботы, «Задача» с задержкой 3 дня.
- Исполнитель: ответственный менеджер.
- Название: «Перезвонить по КП — {Название сделки}».
- Второй робот: задержка 7 дней, та же задача, приоритет «Высокий» + уведомление руководителю.
Эффект. КП больше не «пропадают в тишине». Менеджер обязательно делает повторный контакт.
Типичные ошибки при настройке роботов
Ошибка 1: слишком много роботов на одной стадии. Если на одной стадии 10+ роботов, система становится непредсказуемой. Правило: не больше 3-4 роботов на стадию. Если нужно больше логики — это сигнал, что нужен бизнес-процесс.
Ошибка 2: роботы без документации. Через 3 месяца никто не помнит, зачем настроен конкретный робот. Называйте роботы понятно: «Уведомление РОП, просрочка 5 дней», а не «Робот 1».
Ошибка 3: роботы автоматизируют хаотичный процесс. Сначала наведите порядок в воронке и стадиях. Потом добавляйте роботов. Если стадии непонятны менеджерам, роботы только умножат путаницу.
Роботы работают на всех тарифах Битрикс24?+
На тарифах «Базовый», «Стандартный», «Профессиональный» и выше. На бесплатном тарифе ограниченный функционал.
Сколько роботов можно добавить на одну воронку?+
Технических ограничений нет, но практика показывает: больше 20-30 роботов на воронку уже сложно поддерживать. Делайте структуру: 2-4 робота на стадию.
Робот отправил письмо, но клиент не получил — что проверить?+
Проверьте: настройки отправки почты в Битрикс24 (должен быть подключён почтовый сервер), email клиента в карточке (заполнен ли), лог роботов (была ли ошибка при выполнении).
Можно ли приостановить все роботы на время?+
Да, в настройках воронки можно отключить автоматизацию временно. Или отключить конкретный робот — переключатель рядом с его названием.
Чем триггер отличается от робота простыми словами?+
Робот — это «когда пришли сюда, сделать это». Триггер — это «когда случилось вот это, переместить сюда». Робот реагирует на вход в стадию, триггер реагирует на событие и сам двигает сделку по стадиям.
Если робот создал задачу, а менеджер уже создал похожую вручную — будет дублирование?+
Да, если оба действия произойдут — будет две задачи. Договоритесь с командой: если по этому сценарию задачу ставит робот — вручную её не дублировать.
Итого
Роботы в Битрикс24 — это 5-15 минут настройки и часы сэкономленного времени менеджеров каждую неделю. Начните с трёх сценариев: уведомление об эскалации, задача при переходе стадии и письмо клиенту. Это уже даст ощутимый эффект.
Хотите, мы посмотрим вашу воронку и скажем, какие роботы имеет смысл настроить? Бесплатный аудит.
Что почитать дальше
Как автоматизировать отдел продаж в Битрикс24
Что можно передать роботам: лиды, задачи, документы, уведомления. С кейсом и цифрами.
Как настроить воронку продаж в Битрикс24
От процессов до стадий, автоматизации и отчётов. Все шаги, которые нужно пройти.
Чек-лист аудита Битрикс24 из 50+ пунктов
Проверьте свой портал по нашей методике за 15 минут. Бесплатно, без email.
Настроим роботы под вашу воронку
9 лет опыта. В каждый пакет внедрения входит настройка роботов + каталог SellUs Platform (25+ собственных модулей). Аудит бесплатно, точная вилка после аудита.
Обсудить проект по вашей задаче
Оставьте контакты — перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.