Как настроить роботы в воронке Битрикс24 — пошаговый гайд

Роботы в Битрикс24 — это автоматические действия которые происходят сами, без участия менеджера. Сделка перешла на стадию → письмо клиенту отправлено само. Сделка завислa на 5 дней → задача руководителю создана сама. Клиент не ответил — напоминание поставлено само.

Это не магия и не дорогая разработка. Это стандартный функционал Б24 который входит во все платные тарифы. Но большинство компаний либо не знают о нём, либо настраивают один-два робота и останавливаются. В этой статье — как настроить правильно: с нуля, с примерами, с пошаговыми скриншотами.

Роботы, триггеры и бизнес-процессы — в чём разница

Прежде чем настраивать — разберём термины. В Б24 три инструмента автоматизации, и их путают.

| Инструмент | Что делает | Когда использовать | |---|---|---| | Робот | Выполняет действие при переходе на стадию | Простые линейные действия: уведомить, создать задачу, сменить поле | | Триггер | Переводит сделку на стадию при наступлении события | Когда нужно реагировать на действие: клиент открыл письмо → сделка перешла на «Просмотрел КП» | | Бизнес-процесс (БП) | Сложная логика с ветвлениями и согласованиями | Когда нужно: «если сумма > 500 тыс. → согласовать с директором, иначе → сразу выставить счёт» |

Правило: начинайте с роботов. Они настраиваются за 5 минут и закрывают 80% потребностей. БП — только когда роботов не хватает.

Как открыть настройку роботов

1. Зайдите в CRM → Сделки (или Лиды)
2. Нажмите на стадию воронки правой кнопкой → «Роботы» — или найдите кнопку «Роботы» в верхней панели воронки
3. Откроется панель с двумя колонками: «Роботы» (при входе на стадию) и «Триггеры» (переход на стадию по событию)
4. Нажмите «Добавить робота» → выберите тип

Скриншот: CRM → панель роботов на стадии

Основные типы роботов и что они делают

Уведомление

Отправляет сообщение — в Б24 (уведомление пользователю), на email или SMS.

Настройка: выберите «Уведомление» → укажите получателя (менеджер сделки / конкретный сотрудник / группа) → напишите текст. В тексте можно использовать поля из карточки сделки: {Название}, {Сумма}, {Контакт}.

Пример: На стадии «КП отправлено» — уведомление менеджеру: «КП по сделке {Название} отправлено. Задача: позвонить клиенту через 2 дня.»

Создание задачи

Ставит задачу сотруднику при переходе на стадию.

Настройка: выберите «Задача» → укажите исполнителя → название задачи → дедлайн (фиксированный или от текущей даты +N дней).

Пример: На стадии «Договор подписан» — задача менеджеру «Передать заказ на склад», дедлайн сегодня.

Изменение поля

Меняет значение поля в карточке сделки автоматически.

Настройка: выберите «Изменить поле» → укажите поле → новое значение.

Пример: При переходе на стадию «Отгружено» — поле «Статус отгрузки» автоматически меняется на «Выполнена».

Отправка письма

Отправляет email клиенту (или сотруднику) с шаблоном.

Настройка: выберите «Письмо» → получатель (поле email из карточки) → тема → текст с переменными.

Пример: На стадии «Счёт выставлен» — письмо клиенту с суммой и реквизитами для оплаты.

Смена ответственного

Переназначает сделку другому менеджеру по условию.

Настройка: выберите «Смена ответственного» → укажите нового ответственного.

Пример: Если сделка зависла на стадии «КП согласовывается» дольше 10 дней — переназначить на старшего менеджера.

5 практических сценариев с настройкой

Сценарий 1. Поздравление клиента с днём рождения

Для этого нужен триггер (не робот), но многие путают. Триггер срабатывает по дате из поля «Дата рождения» контакта.

Настройка:

1. В воронке → Триггеры → «Наступление даты»
2. Выберите поле: «Дата рождения» из связанного контакта
3. За сколько дней — 0 (в день рождения)
4. Действие: создать задачу менеджеру «Позвонить и поздравить клиента {Имя}»

Эффект: Менеджер не забывает поздравить ни одного клиента. Тёплый повод для контакта — клиент это ценит.

Сценарий 2. Эскалация просроченной сделки

Задача: если сделка висит на одной стадии дольше 5 дней — менеджер получает напоминание, на 8-й день — руководитель.

Настройка:

1. На проблемной стадии → «Добавить робота»
2. Выберите «Уведомление» → задержка 5 дней → получатель: «Ответственный менеджер» → текст: «Сделка {Название} стоит на месте уже 5 дней. Что происходит?»
3. Добавьте второй робот: задержка 8 дней → получатель: «Руководитель отдела» → текст: «Сделка {Название} завислa на 8 дней. Нужно разобраться.»

Эффект: Ни одна сделка не «засыпает» незамеченной.

Сценарий 3. Автоматическое назначение менеджера по источнику

Задача: лид с сайта → один менеджер, лид из рекламы → другой, входящий звонок → третий.

Настройка: Это делается через триггер «Создание лида» + робот «Смена ответственного» с условием по полю «Источник».

1. В воронке лидов → на стадии «Новый» → Роботы
2. Добавьте «Смена ответственного» с условием: поле «Источник» = «Сайт» → менеджер Иванов
3. Повторите для других источников

Эффект: Лиды попадают нужным менеджерам автоматически. Нет ручного распределения, нет «забытых» лидов без ответственного.

Сценарий 4. Запуск NPS после закрытия сделки

Задача: сделка закрыта → клиент получает автоматический NPS-опрос через день.

Настройка:

1. На стадии «Успешно закрыта» → «Добавить робота» → «Письмо клиенту»
2. Задержка: 1 день
3. Тема: «Оцените нашу работу»
4. Текст с ссылкой на форму NPS (можно настроить через приложение SellUs NPS)

Эффект: Автоматический сбор обратной связи без ручного контроля. Лояльных клиентов — сразу направляем оставить отзыв на Яндексе.

Сценарий 5. Напоминание о неотвеченном КП

Задача: КП отправлено, клиент не ответил 3 дня → менеджеру задача «позвонить». Не ответил 7 дней → задача с высоким приоритетом.

Настройка:

1. Стадия «КП отправлено» → Роботы → «Задача» с задержкой 3 дня
2. Исполнитель: ответственный менеджер
3. Название: «Перезвонить по КП — {Название сделки}»
4. Второй робот: задержка 7 дней → та же задача, приоритет «Высокий» + уведомление руководителю

Эффект: КП больше не «пропадают в тишине». Менеджер обязательно делает повторный контакт.

Типичные ошибки при настройке роботов

Ошибка 1: слишком много роботов на одной стадии Если на одной стадии 10+ роботов — система становится непредсказуемой. Правило: не больше 3–4 роботов на стадию. Если нужно больше логики — это сигнал что нужен бизнес-процесс.

Ошибка 2: роботы без документации Через 3 месяца никто не помнит зачем настроен конкретный робот. Называйте роботы понятно: «Уведомление РОП — просрочка 5 дней», не «Робот 1».

Ошибка 3: роботы автоматизируют хаотичный процесс Сначала наведите порядок в воронке и стадиях. Потом добавляйте роботов. Если стадии непонятны менеджерам — роботы только умножат путаницу.

FAQ

Роботы работают на всех тарифах Б24? На тарифах «Базовый», «Стандартный», «Профессиональный» и выше. На бесплатном тарифе — ограниченный функционал.

Сколько роботов можно добавить на одну воронку? Технических ограничений нет, но практика показывает: больше 20–30 роботов на воронку — уже сложно поддерживать. Делайте структуру: 2–4 робота на стадию.

Робот отправил письмо, но клиент не получил — что проверить?

1. Настройки отправки почты в Б24 (должен быть подключён почтовый сервер)
2. Email клиента в карточке — заполнен ли
3. Лог роботов — посмотреть была ли ошибка при выполнении

Можно ли приостановить все роботы на время? Да, в настройках воронки можно отключить автоматизацию временно. Или отключить конкретный робот — переключатель рядом с его названием.

Чем триггер отличается от робота простыми словами? Робот — это «когда пришли сюда, сделать это». Триггер — это «когда случилось вот это — переместить сюда». Робот реагирует на вход в стадию, триггер реагирует на событие и сам двигает сделку по стадиям.

Если робот создал задачу, а менеджер уже создал похожую вручную — будет дублирование? Да, если оба действия произойдут — будет две задачи. Договоритесь с командой: если по этому сценарию задачу ставит робот — вручную её не дублировать.

Итого

Роботы в Б24 — это 5–15 минут настройки и часы сэкономленного времени менеджеров каждую неделю. Начните с трёх сценариев: уведомление об эскалации, задача при переходе стадии и письмо клиенту. Это уже даст ощутимый эффект.

Хотите мы посмотрим вашу воронку и скажем какие роботы имеет смысл настроить — бесплатный аудит.

Записаться на бесплатный аудит →