Согласования без хаоса — заявки не теряются в чатах
Убрать ситуацию когда заявки на закупки/отпуск/командировку «застревают»
Производственная компания, 150 сотрудников · 3 недели
Клиент
О клиенте и контексте
- Отрасль
- Промышленное производство
- Размер
- 150 сотрудников, 5 уровней управления
- Объём заявок
- ~200 в месяц (закупки, отпуска, командировки)
- Типы маршрутов
- 6 типов: закупка / отпуск / командировка / премия / договор / договор-исключение
Ситуация
Что было до нас
Заявки на закупки, отпуска, командировки шли по почте и в чатах. Согласующие забывали ответить, искали в почте «помню что-то отправляли», теряли вложения. На простое согласование иногда уходило 5-7 дней. Сотрудники жаловались, руководители — оправдывались.
Заявки оформлялись в почте или в Битрикс24-чате. Согласующий должен был ответить «согласован» или «отказ». Часто согласующий открывал письмо, отложил «отвечу позже» — и забыл. Через неделю сотрудник вспоминал «а где моя заявка?», тыкал в почту, начинался поиск.
Никто не знал общую картину: сколько заявок «зависло», у кого, сколько ждут. Руководители видели только свои входящие, директор — только своё, а целостной видимости не было ни у кого.
Решение
Что сделали
- 1
Типовые маршруты согласования в Битрикс24 (заявка → руководитель → финансист → директор)
- 2
Автоматические напоминания согласующим (через 24 ч)
- 3
Эскалация при просрочке (выше по цепочке)
- 4
Дашборд: какие заявки висят, у кого, сколько ждут
В Битрикс24 каждый тип заявки — это бизнес-процесс с заданным маршрутом (от инициатора через цепочку согласующих до резолютора). Сотрудник создаёт заявку из формы → она попадает первому согласующему как задача с дедлайном (зависит от типа). Если не ответил за 24 часа — напоминание + эскалация выше по цепочке. На дашборде у каждого руководителя — «мои задачи на согласование», у директора — «общий поток», с разбивкой по времени ожидания.
Технический стек
- Битрикс24 (Бизнес-процессы, Задачи)
- Стандартные роботы Б24 для напоминаний и эскалаций
- Кастомные формы заявок
- Метабейс-дашборд для общей видимости
Результат
Что изменилось
среднее время согласования
длительности
«потерянных» заявок
Среднее время согласования упало с 5 дней до 1.8 дня. «Зависшие» заявки видны на дашборде → их прорабатывают, а не теряют. Сотрудники перестали жаловаться, директор перестал получать «срочно подпишите вчерашнюю заявку».
Цифры
Конкретные показатели
- 5 → 1.8 дня
- Среднее время согласования
- −65%
- Длительность процессов
- 6 типов
- Маршрутов согласования
- 3 недели
- От ТЗ до полного запуска
Выводы
Что вынесли из проекта
Эскалация — главный элемент: без неё согласующие быстро привыкают «отложить и забыть». С эскалацией становится очевидно «если я не отвечу — это пойдёт моему начальнику». Поведение меняется за неделю.
«Раньше согласования были как «потерянное письмо» — обещали ответить и забывали. Сейчас система не даёт забыть.»
Финансовый директор, Производственная компания
Обсудить задачу
Оставьте контакты — мы перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.