Портал обучения студентов — регистрация и доступ без хаоса
Автоматизировать регистрацию и обучение студентов-практикантов
ЦНИИТ (научно-исследовательский институт) · 6 недель
Клиент
О клиенте и контексте
- Отрасль
- Образование (научно-исследовательский институт + клиника)
- Студенты
- 100+ в сезон, разные специализации
- Документы
- Паспорт, диплом, договор, медкнижка, фото
- Курсы
- 5-10 параллельных по разным направлениям
Ситуация
Что было до нас
Институт принимал студентов на практику и обучение. Регистрация шла по почте, документы собирались вручную, доступ к материалам выдавался по согласованию. На каждого студента уходило 2-3 часа админа. Поток в 50-100 студентов в сезон превращался в хаос.
Студент писал на email с просьбой принять на практику. Админ в течение 2-3 дней отвечал, просил прислать документы. Студент скидывал сканы. Админ вручную создавал карточку в Excel, пересылал бумаги ответственному преподавателю. Параллельно нужно было оформить пропуск, выдать материалы — каждый шаг отдельно.
При потоке в 50-100 студентов за сезон админы тонули в бумагах: «кому я уже ответил, кому ещё нет», «у этого студента диплом пришёл, у того — паспорт», «кому какие курсы назначить». Часть студентов отваливалась на этом этапе — не дожидались.
Решение
Что сделали
- 1
Внешний публичный портал регистрации (отдельный поддомен)
- 2
Студент заполняет анкету → автоматически создаётся карточка в Битрикс24
- 3
Автоматическая выдача доступа к курсам в Битрикс24 (по программе)
- 4
Личный кабинет студента: статус документов, курсы, связь с преподавателем
Сделали отдельный публичный портал (Next.js поверх Битрикс24 REST API) с регистрацией без авторизации. Студент заполняет анкету (ФИО, программа обучения, контакты), загружает документы (паспорт/диплом/мед). Автоматически создаётся карточка в Б24 со статусом «Документы проверяются». Когда преподаватель подтверждает программу — Б24-робот выдаёт доступ к нужным курсам в обучающем модуле Б24. Студент видит свой кабинет: статус документов, список курсов, чат с преподавателем.
Технический стек
- Битрикс24 (CRM, кастомные сущности «Студент» + «Курс»)
- Next.js (внешний портал на поддомене)
- Битрикс24 REST API для двусторонней синхронизации
- Битрикс24 «Обучение» для модуля курсов
Результат
Что изменилось
admin-работы на студента
студентов в системе
регистрация
Регистрация студентов — без участия админа. Документы собираются в личном кабинете студента, статус сразу виден преподавателю. Поток в 100+ студентов обрабатывается за часы, а не за недели.
Цифры
Конкретные показатели
- 2-3 ч → 0
- Admin-работы на студента
- 100%
- Регистраций через портал
- −60%
- Отказов студентов на этапе оформления
- 6 недель
- От ТЗ до начала первого учебного сезона
Выводы
Что вынесли из проекта
Внешний публичный портал поверх Битрикс24 — недооценённый паттерн. Раздаёт нагрузку с админов на самих пользователей (которые сами заполнят анкету охотнее, чем будут ждать ответа админа), и при этом всё данные сразу в CRM. Применимо к любым «массовым» процессам: регистрация на мероприятия, заявки клиентов, найм.
«Раньше первая неделя сезона была адом — все админы занимались только бумажками. Сейчас они занимаются работой с уже зарегистрированными студентами.»
Замдиректора по работе со студентами, ЦНИИТ
Обсудить задачу
Оставьте контакты — мы перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.