Портал регистрации студентов: ноль ручной работы администратора
Автоматизировать регистрацию и обучение студентов-практикантов
ЦНИИТ (научно-исследовательский институт) · 6 недель
Результат
Клиент
О клиенте и контексте
- Отрасль
- Образование (научно-исследовательский институт и клиника)
- Студенты
- 100 и больше в сезон, разные специализации
- Документы
- Паспорт, диплом, договор, медкнижка, фото
- Курсы
- 5–10 параллельных по разным направлениям
Ситуация
Что было до нас
Институт принимал студентов на практику и обучение. Регистрация шла по почте, документы собирались вручную, доступ к материалам выдавался по согласованию. На каждого студента уходило 2–3 часа администратора. Поток в 50–100 студентов в сезон превращался в хаос.
Студент писал на почту с просьбой принять на практику. Администратор в течение 2–3 дней отвечал и просил прислать документы. Студент присылал сканы. Администратор вручную создавал карточку в Excel и пересылал бумаги ответственному преподавателю. Параллельно нужно было оформить пропуск и выдать материалы: каждый шаг отдельно.
При потоке в 50–100 студентов за сезон администраторы тонули в бумагах: «кому я уже ответил, кому ещё нет», «у этого студента диплом пришёл, у того паспорт», «кому какие курсы назначить». Часть студентов терялась на этом этапе: не дожидались ответа.
Решение
Что сделали
Отдельный сайт-портал регистрации, связанный с CRM
Студент заполняет анкету, карточка в CRM создаётся сама
Доступ к курсам выдаётся по программе без участия администратора
Личный кабинет студента: статус документов, курсы, связь с преподавателем
Сделали отдельный сайт-портал с регистрацией без входа в CRM. Студент заполняет анкету (ФИО, программа обучения, контакты), загружает документы (паспорт, диплом, медсправка). В CRM создаётся карточка со статусом «Документы проверяются». Когда преподаватель подтверждает программу, робот CRM выдаёт доступ к нужным курсам в обучающем модуле. Студент видит свой кабинет: статус документов, список курсов, чат с преподавателем.
Из чего собрано
- Сайт-портал регистрации на отдельном адресе
- Карточки «Студент» и «Курс» в CRM
- Двусторонний обмен данными между порталом и CRM
- Модуль обучения CRM для курсов
Результат
Что изменилось
работы администратора на студента
студентов в системе
регистрация без ожидания ответа
Регистрация студентов проходит без участия администратора. Документы собираются в личном кабинете студента, статус сразу виден преподавателю. Поток в 100 и больше студентов обрабатывается за часы, а не за недели.
Цифры
Конкретные показатели
- 0 часов
- работы администратора на студента, было 2–3 часа
- 100%
- регистраций через портал
- −60%
- отказов студентов на этапе оформления
- 6 недель
- от ТЗ до начала первого учебного сезона
Выводы
Что вынесли из проекта
Внешний портал поверх CRM: недооценённый приём. Он переносит нагрузку с администраторов на самих пользователей, которые охотнее заполнят анкету сами, чем будут ждать ответа, и при этом все данные сразу в CRM. Применимо к любым массовым процессам: регистрация на мероприятия, заявки клиентов, найм. Тот же сценарий для клиентов: личный кабинет клиента в CRM. Курсы и материалы: база знаний. Такие порталы: разработка под Битрикс24. Отрасль: Битрикс24 для образования.
Раньше первая неделя сезона была адом: все администраторы занимались только бумажками. Сейчас они занимаются работой с уже зарегистрированными студентами.
Хотите такой же результат?
Расскажите про задачу: предложим решение и назовём сроки.