ИИ читает письма-заявки и заводит заказы в 1С: ручной ввод исчез
Перестать вручную копировать данные из писем-заявок в 1С
РусТехПринт, производство рекламной продукции · 4 недели
Результат
Ситуация
Что было до нас
В компанию приходили сотни заявок на почту: договорные условия, спецификации, цены, сроки, всё в свободной форме. Менеджер открывал письмо, читал и копировал данные в 1С: контрагент, товар, количество, цена. На одну заявку уходило 5–10 минут. Часто ошибались с цифрами.
Заявки приходили в форме «здравствуйте, нам нужна табличка 30×40 см, металл, тампопечать в 2 цвета, 100 штук, нужен счёт на ООО Ромашка». Менеджер разбирал это глазами: контрагент ООО Ромашка, продукт табличка, тираж 100, и заносил в 1С вручную.
Ошибки были типовые: пропустил цифру в тираже, перепутал материал (нержавейка или обычная сталь), не понял срочность. Каждая ошибка — это переделка и удар по репутации перед клиентом.
Решение
Что сделали
ИИ читает входящие письма и вложения и выделяет данные заявки
Заказ в 1С создаётся со всеми полями без участия менеджера
Менеджеру приходит уведомление «новый заказ, проверь», а не «есть письмо, обработай»
Менеджер только подтверждает или правит: никакого ручного ввода
Входящие письма через почту CRM проходят через ИИ с чёткой инструкцией: выделить контрагента, продукт, материал, тираж, срок и особые требования. Ответ ИИ по строгой схеме создаёт документ «Заказ» в 1С. Менеджеру приходит уведомление с уже заполненным заказом и ссылкой на исходное письмо. За 30 секунд он проверяет, при необходимости правит и подтверждает. Если ИИ не смог разобрать письмо (около 5% случаев), заявка идёт в ручной режим.
Из чего собрано
- Почта в CRM как вход для заявок
- ИИ-разбор писем и вложений по строгой схеме
- Создание заказа в 1С через штатный обмен
- Уведомление менеджеру с готовым заказом и ссылкой на письмо
Результат
Что изменилось
Время на обработку письма-заявки сократилось с 5–10 минут до 30–40 секунд на проверку результата. Ошибки переноса данных практически исчезли. Менеджер обрабатывает в 5–7 раз больше заявок без потери качества.
Цифры
Конкретные показатели
- 30 сек
- обработка одной заявки, было 5–10 минут
- 95%
- заявок разбирает ИИ, 5% уходят на ручную проверку
- 0%
- ошибок ручного переноса, было 8–12% заявок с ошибкой
- 4 недели
- от пилота до рабочего режима
Выводы
Что вынесли из проекта
Для разбора по строгой схеме дорогая модель не нужна: более простая справляется так же, а стоит в разы дешевле. Как заказать такой разбор писем: ввод документов в CRM и 1С с ИИ. Связка с учётной системой: интеграция с 1С. Сортировка остальной почты: ИИ-корреспонденция.
Менеджеры теперь занимаются продажами и общением с клиентами, а не «секретарской» работой по переносу данных.
Хотите такой же результат?
Расскажите про задачу: предложим решение и назовём сроки.