Боитесь потерять данные CRM? Постройте инфраструктуру, которая это минимизирует

У облачной CRM по подписке база клиентов физически находится у провайдера. Вы видите данные через интерфейс, пока интерфейс работает. Полной копии базы у вас нет: выгрузка обычно ограничена таблицами контактов и сделок, без истории переписки, задач, файлов и связей между записями. И выгрузить её можно только тогда, когда сервис доступен.

У своей системы база лежит на сервере, который принадлежит вам или арендован вами. Копия делается по расписанию и уходит туда, куда вы решили: на второй сервер, на диск в офисе, в другое облако. Если площадка встала, вы разворачиваете копию на любом другом сервере и продолжаете работать.

Разница не в надёжности железа. Железо ломается у всех. Разница в том, у кого копия базы и кто решает, когда вы снова работаете.

Авария на площадке, пожар, отключение электричества, атака на инфраструктуру, ошибка самого провайдера, изменение условий договора, блокировка аккаунта, уход сервиса с рынка. Ни одно из этих событий вы не предотвратите, и ни одно из них не обязано вас обойти.

В облаке по подписке ваш план на такой случай состоит из одного пункта: ждать. В своей системе план состоит из нескольких пунктов, и все они выполняются вашими руками: восстановить копию, поднять систему, переключить команду, проверить, что ничего не потерялось.

1. Есть ли у вас полная копия базы CRM, а не выгрузка таблиц? Полная это со сделками, историей, задачами, файлами и связями.
2. Где она лежит? Если ответ «там же, где сама система», копии у вас нет.
3. Когда её делали в последний раз и кто это проверял?
4. Если площадка провайдера встанет на неделю, за сколько часов вы поднимете работу без него?
5. Что вы потеряете, если ответ на четвёртый вопрос «не знаем»: сколько сделок в работе, сколько клиентов ждут ответа, сколько стоит день простоя отдела продаж?

Для облачной подписки честные ответы чаще всего: нет, нигде, никто, не поднимем, много. Это не упрёк провайдеру, это устройство модели: вы арендуете доступ, а не владеете базой.

Система на своём сервере. CRM с открытым ядром, которую можно развернуть на любом сервере: вашем физическом, арендованном в стране, в любом облаке по вашему выбору. Ключевое слово «любом»: вы не привязаны к одной площадке.

Копия базы по расписанию в два места. Каждую ночь полная копия уходит на второй сервер и на носитель вне площадки. Два места, потому что одно место это та же единая точка отказа, только ваша.

Резервный сервер, на котором копия проверена. Копия, которую ни разу не разворачивали, это надежда, а не резерв. Раз в квартал копию поднимают на резервном сервере и смотрят, что система работает, данные на месте, команда может войти.

Описанный порядок восстановления. Кто запускает, в каком порядке, кого уведомляет, как переключает телефонию и почту. Один лист, который лежит не в той CRM, которую восстанавливают.

Доступы у вас. Пароли администратора, ключи сервера, доступ к доменам и почте хранятся у компании, а не только у подрядчика. Подрядчик может смениться, доступы должны остаться.

Всё это не требует отдела ИТ. Это настраивается один раз при внедрении и дальше работает по расписанию, а проверка раз в квартал занимает часы.

Не нужно сразу строить большую и сложную инфраструктуру. Основную часть риска закрывают два простых шага, остальное добавляется по мере роста.

Первый шаг: если ваша система стоит в облаке, настройте локальные резервные копии. Каждую ночь полная копия базы уходит на ваш носитель вне площадки провайдера. Наша система это позволяет из коробки: копия включает всё, что есть в CRM, а не только таблицы, и разворачивается на любом сервере. С этого момента самый тяжёлый сценарий, потеря всей базы, уже исключён, а стоит это часы настройки.

Второй шаг, когда он понадобится: полная автономность. Систему можно развернуть на локальном сервере в вашем офисе или в вашем контуре, и тогда от внешних площадок не зависит ни работа, ни данные. Это нужно не всем, и к этому приходят по мере роста, а не в первый день.

Переезд с облачной CRM на свою систему это отдельный проект: перенос клиентов, сделок, истории, задач, параллельная работа двух систем на переходный период, обучение команды. Как он устроен, мы описали на странице переезда. Первый шаг можно сделать сегодня без переезда: выгрузить всё, что провайдер позволяет выгрузить, и положить копию вне его площадки. Это не полная защита, но это уже не ноль.

Если в CRM два человека и десять контактов, которые помещаются в блокнот, потеря базы это неприятность на один вечер, и своя инфраструктура избыточна. Если в CRM живёт отдел продаж, история клиентов за годы и документы по сделкам, вопрос не в том, случится ли сбой, а в том, что у вас будет на руках в этот день.