Экспорт данных из Битрикс24: контакты, сделки, задачи
9 лет и 250+ проектов внедрения Битрикс24. Выгрузку и миграцию данных делаем в каждом проекте: из старых CRM, в 1С, BI и обратно. Подробнее о команде.
Один из частых вопросов при работе с Битрикс24: как выгрузить данные наружу. Нужно передать базу контактов в другой отдел, сделать резервную копию перед изменениями, или проанализировать данные в Excel: во всех этих случаях нужен экспорт.
Ниже: конкретные шаги для каждого типа данных, включая полную выгрузку базы контактов, ограничения на количество записей, и что делать если возможностей стандартного экспорта не хватает.
Экспорт контактов
Путь. «CRM» → «Контакты» → убедитесь что список не отфильтрован (или настройте нужный фильтр) → над списком найти кнопку «Ещё» или значок трёх точек → «Экспорт».
Что выгружается. Все контакты, которые видны в текущем представлении. Если фильтр не применён, вся база. Если применён, только отфильтрованные записи.
Выбор полей. Перед экспортом система предложит выбрать какие поля включить в файл: стандартные (имя, телефон, email, компания) и кастомные, которые создали ваши администраторы.
Формат файла. Excel (.xlsx) или CSV. Для дальнейшей работы в Excel выбирайте .xlsx, для импорта в другую систему CSV лучше совместим.
Кодировка CSV. Битрикс24 выгружает CSV в UTF-8. Если при открытии в Excel вместо кириллицы показывается абракадабра, открывать CSV через «Данные» → «Из текста» → выбрать кодировку UTF-8.
Как выгрузить всю базу контактов целиком
Отдельный частый сценарий — не выгрузка части по фильтру, а именно вся база контактов разом. Обычно это нужно для трёх задач: миграция в другую CRM, резервная копия перед крупными изменениями в системе, передача контактов в другой отдел или подрядчику.
Как сделать. Открыть «CRM» → «Контакты», убедиться, что не применён ни один фильтр (если применялся ранее, сбросить через «Очистить фильтр»), затем «Ещё» → «Экспорт». Система выгрузит все записи, которые видны в неотфильтрованном списке, то есть всю базу.
Важно про объём. Если база больше 5000 записей, за одну операцию выгрузится только часть, подробности в разделе про лимиты ниже. Для действительно полной выгрузки крупной базы потребуется несколько операций с разбивкой по фильтру (например по дате создания или по ответственному менеджеру).
Ограничения на выгрузку из CRM
Лимит на количество записей в базе (бесплатный тариф). Бесплатный тариф Битрикс24 (Free) ограничивает базу CRM. Типичные значения: контакты, компании и лиды, до 500 записей каждая категория. При достижении лимита Битрикс24 не позволяет создавать новые записи, но экспортировать существующие можно без ограничений.
Лимит на экспорт за одну операцию (действует на всех тарифах). Стандартный экспорт через интерфейс позволяет выгрузить до 5000 записей за одну операцию. Это ограничение сохраняется и на платных тарифах, снимается только лимит на общее количество записей в базе, а не лимит на разовую выгрузку. Если база больше 5000 записей, выгружайте частями через фильтр по дате создания или по ответственному, либо используйте REST API, где такого потолка нет.
Платные тарифы. Начиная с тарифа «Базовый», лимит на количество записей в базе снят, база может быть любого размера. Лимит 5000 записей за одну операцию экспорта через интерфейс при этом остаётся.
Экспорт лидов
Путь. «CRM» → «Лиды» → при необходимости применить фильтр → «Ещё» → «Экспорт». Процедура идентична экспорту контактов: выбрать поля, формат, нажать «Экспортировать».
Что часто нужно при экспорте лидов. Поле «Источник» для анализа эффективности каналов, поле «Статус» или «Стадия» чтобы разделить квалифицированных от неквалифицированных, поле «Ответственный» для анализа нагрузки по менеджерам. Убедитесь, что эти поля отмечены в окне выбора полей перед экспортом.
Экспорт сделок
Путь. «CRM» → «Сделки» → фильтр (если нужна выборка) → «Ещё» → «Экспорт».
Поля, которые стоит включить для финансового анализа. Название сделки, стадия, сумма, дата создания, дата закрытия, ответственный, компания или контакт.
Частый сценарий. Выгрузка сделок за квартал для сверки с 1С или для подготовки отчёта: применить фильтр «Дата закрытия: [период]» и статус «Выиграно», затем экспортировать.
Экспорт компаний
Путь. «CRM» → «Компании» → «Ещё» → «Экспорт». Процедура аналогична контактам.
Важный нюанс. Компании в Битрикс24, отдельная сущность от контактов, при экспорте компаний привязанные к ним контакты не выгружаются автоматически. Если нужна связка, выгружайте компании и контакты отдельно и соединяйте по полю «Компания» в Excel.
Экспорт задач в Excel
Экспорт задач доступен, но интерфейс отличается от CRM, потому что задачи живут в отдельном разделе портала, а не в CRM-сущностях.
Путь. «Задачи и проекты» → переключиться в вид «Список» → применить нужный фильтр → над списком найти «Экспорт» или «Скачать в Excel».
Ограничение. Не все поля задачи попадают в экспорт. Стандартно экспортируются: название, описание, ответственный, постановщик, срок, статус. Комментарии и файлы вложений в таблицу не попадают, их придётся смотреть отдельно в карточках задач.
Практический пример. РОП хочет выгрузить все просроченные задачи команды за месяц: применить фильтр «Просроченные» + период + «Ответственный: [отдел]», затем экспорт.
Если задачи привязаны к CRM-сделкам. Такая привязка (task связана с deal) в стандартном экспорте задач отдельным полем не выгружается напрямую, для такой связки потребуется либо экспортировать сделки с указанием количества связанных задач через отчёт, либо выгружать через REST API методом tasks.task.list с фильтром по UF_CRM_TASK.
Выгрузка файлов и вложений
Файлы, прикреплённые к задачам, сделкам и карточкам, нельзя выгрузить в один архив через стандартный интерфейс.
Диск Битрикс24. Все файлы, загруженные в систему, доступны в разделе «Диск», там можно выбрать папки и скачать архивом через стандартный загрузчик.
Отдельные вложения. Открыть карточку → вкладка «Файлы» → скачать каждый файл вручную.
Массовая выгрузка через API. Если нужно автоматически скачать все файлы по определённым критериям: это возможно через REST API Битрикс24, требует разработки.
Автоматизация экспорта: роботы и REST API
Автоматический экспорт через роботов
Битрикс24 не имеет встроенного робота для периодического экспорта в файл, но можно настроить автоматическую отправку данных.
Робот «Отправить email» при смене стадии: менеджер переводит сделку в «Выиграно», робот отправляет email с данными сделки на адрес бухгалтерии или РОПа. Это не экспорт файла, но данные передаются автоматически без участия менеджера.
Для более сложных сценариев (выгрузка в Google Sheets, автоматическая передача в 1С) нужна интеграция через внешние сервисы (например Make, Albato) или разработка на REST API.
REST API Битрикс24
Если требуется регулярная автоматическая выгрузка большого объёма данных, используйте REST API, там нет лимита в 5000 записей за операцию, характерного для интерфейсного экспорта. Методы: crm.contact.list (список контактов с фильтрацией), crm.deal.list (список сделок), crm.lead.list (список лидов), tasks.task.list (список задач).
API позволяет выгружать данные с любой периодичностью в любом формате, требует разработки на стороне клиента или настройки интеграционной платформы. Подходит компаниям с IT-отделом или внешним разработчиком, а также бизнесу, который хочет автоматически синхронизировать данные с BI-системой, ERP или складом.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить архивные или удалённые записи?+
Нет, стандартный экспорт работает только с активными записями, которые видны в текущем списке. Удалённые контакты, лиды и сделки в интерфейсе Битрикс24 попадают в корзину на ограниченный срок, но массового экспорта из корзины стандартными средствами нет.
Экспортируются ли комментарии и история переписки по сделке?+
Нет. Стандартный экспорт выгружает поля карточки (название, сумма, статус и другие), но не историю активности: звонки, письма, комментарии в чате сделки. Для выгрузки истории коммуникаций нужен REST API или отдельная выгрузка через раздел «Диск» для прикреплённых файлов.
Выгружаются ли фото и файлы вместе с контактом или сделкой?+
Нет, стандартный экспорт контактов и сделок выгружает только текстовые поля. Файлы и фотографии выгружаются отдельно, способы описаны в разделе «Выгрузка файлов и вложений» выше.
Нужны ли права администратора для экспорта?+
Обычно нет: право на экспорт настраивается отдельно от права администратора через роли доступа. Многие компании намеренно ограничивают экспорт только для руководителей и администраторов CRM, чтобы менеджеры не могли выгрузить полную базу клиентов при увольнении, это настраивается в «CRM» → «Настройки» → «Права доступа» → «Роли».
Как часто можно делать экспорт, есть ли ограничение по количеству операций в день?+
Технического ограничения на количество операций экспорта в день через интерфейс нет, ограничение только на количество записей за одну операцию (до 5000). Для API действуют отдельные лимиты на количество запросов в единицу времени, зависящие от тарифа.
Можно ли выгрузить сделки только с определённых стадий воронки?+
Да, через фильтр перед экспортом: «CRM» → «Сделки» → расширенный фильтр → условие по полю «Стадия» → выбрать нужные стадии → применить, затем «Ещё» → «Экспорт». Выгрузятся только сделки, попавшие под условие фильтра.
Можно ли настроить автоматический ежедневный экспорт без разработки?+
Полноценного автоматического экспорта в файл по расписанию без разработки в Битрикс24 нет. Ближайшая замена без кода, робот «Отправить email» с данными сделки при смене стадии, описанный в разделе про автоматизацию выше, но это разовое уведомление по конкретной сделке, а не выгрузка всей базы по расписанию.
Что делать если лимит превышен или нужен нестандартный экспорт
На бесплатном тарифе с лимитом 500 записей. Первый шаг, перейти на платный тариф. «Базовый» снимает лимит на количество записей в базе и стоит значительно меньше потерь от неполной базы данных.
Разовая выгрузка при смене системы. Если нужна разовая выгрузка данных при смене системы или перед внедрением нового инструмента, SellUs делает это в рамках технического задания на внедрение: выгружаем данные из текущего состояния системы, очищаем дубликаты, структурируем для импорта в нужном формате.
Периодическая автоматическая выгрузка с нестандартной логикой. Это задача разработки интеграции. Обсудить задачу можно через контакты SellUs.
Полезные материалы
Шаблоны писем клиентам
Автоматическая отправка данных после экспорта и закрытия сделки.
Аудит-чеклист Битрикс24
Проверьте насколько полно заполнены данные перед выгрузкой: 50 параметров.
Шаблоны задач для отдела продаж
Структура задач влияет на полезность экспорта: что стоит унифицировать заранее.
Как расширить Битрикс24 своим приложением
Если нужна регулярная автоматическая выгрузка через REST API сложнее одного робота.
Настроим экспорт и интеграции под ваш процесс
Разовая выгрузка при миграции, регулярная синхронизация с 1С, BI или ERP через REST API: собираем цепочку целиком.
Обсудить проект по вашей задаче
Оставьте контакты: перезвоним в течение 2 часов в рабочее время.