Внешние пользователи в Битрикс24: экстранет, гостевой доступ и чат с подрядчиками

Кто такой внешний пользователь и чем он отличается от сотрудника

Внешний пользователь, это человек, не состоящий в штате компании, но которому нужен доступ к части портала: подрядчик, клиент, партнёр, фрилансер. В отличие от обычного сотрудника, внешний участник в правильной настройке видит только то, что ему явно открыли, а не весь портал по умолчанию.

Разница по деньгам: обычный сотрудник занимает штатную лицензию Битрикс24, за которую компания платит в рамках тарифа. Внешний пользователь через экстранет учитывается отдельно и, в зависимости от тарифа, либо не занимает лицензию вовсе, либо считается по отдельной, обычно более мягкой квоте. Это ключевая причина не заводить подрядчика как обычного сотрудника: помимо лишней видимости, вы просто тратите на него платную лицензию впустую.

Что такое экстранет и на каких тарифах он доступен

Экстранет, это отдельный режим Битрикс24 для работы с людьми за пределами компании. Технически это специальная группа или портал, куда приглашается внешний участник, и куда попадают только выбранные задачи, файлы и чаты, без доступа к остальной CRM, структуре компании и внутренним разделам.

Что видит участник экстранета:

• Задачи и проекты, в которые его явно добавили
• Файлы, прикреплённые к этим задачам или отправленные ему напрямую
• Чат с участниками той же группы, включая сотрудников компании

Чего не видит:

• Общую структуру компании и список сотрудников
• CRM: сделки, контакты, лиды, если явно не открыт отдельный доступ
• Задачи и проекты других отделов
• Ленту новостей компании, календарь других сотрудников

Экстранет доступен на коммерческих тарифах Битрикс24, начиная с базовых платных пакетов. На бесплатном тарифе функциональность работы с внешними пользователями сильно ограничена, точный набор возможностей стоит уточнять по актуальному тарифному плану на момент настройки, поскольку условия периодически меняются.

Как пригласить подрядчика в конкретную группу или чат

Путь для приглашения. «Задачи и проекты» → выбрать нужную группу или создать новую → «Участники» → «Пригласить» → указать email внешнего человека → выбрать роль «Внешний пользователь» (или «Экстранет», в зависимости от версии интерфейса).

После отправки приглашения человек получает письмо со ссылкой на регистрацию. Он создаёт учётную запись, но видит только эту конкретную группу, а не портал целиком.

Если нужно ограничить доступ ещё точнее (например, только один чат, без доступа к задачам группы): создайте отдельный чат вместо добавления в группу целиком. Путь: «Чат» → «Создать чат» → добавить участника по email или логину, если он уже зарегистрирован как внешний пользователь ранее.

Частая ошибка на этом шаге: добавить подрядчика напрямую в основную структуру компании через раздел сотрудников, а не через группу или экстранет. В этом случае он получает доступ как штатный пользователь, видит общую структуру и занимает лицензию сотрудника, а не гостевую.

Чат с внешними участниками: как создать и где ограничения

Отдельный частый запрос: не полноценная работа над задачами, а просто чат для оперативного общения с подрядчиком или клиентом, без вовлечения его в задачи и файлы проекта.

Настройка. «Чат» → «Создать чат» → указать название → «Добавить участников» → ввести email внешнего человека → отправить приглашение.

Если у внешнего человека ещё нет учётной записи в вашем портале: он получит письмо с приглашением зарегистрироваться как внешний пользователь, аналогично приглашению в группу.

Что доступно во внешнем чате: обмен сообщениями, прикрепление файлов, звонки внутри чата (при поддержке тарифом), упоминания участников.

Где ограничения: внешний участник чата не видит других чатов компании, даже если состоит в них другой сотрудник с похожим названием. Каждый чат, это изолированное пространство, доступ к которому даётся отдельно. Если подрядчик должен участвовать в нескольких чатах: приглашение выполняется в каждый чат отдельно, массового приглашения «во все чаты компании» для внешнего пользователя нет и не должно быть по соображениям безопасности.

Совместная работа над задачами и файлами с внешним участником

Внешний пользователь, добавленный в группу проекта, может ставиться исполнителем задач, комментировать, прикреплять файлы наравне с сотрудниками компании в рамках этой группы.

Практический сценарий. Подрядчик по дизайну добавлен в группу «Ребрендинг сайта». Ему ставится задача «Прислать финальный макет главной страницы» с дедлайном. Он прикрепляет файл прямо в задачу, менеджер компании оставляет комментарий с правками, подрядчик отвечает и прикрепляет обновлённую версию. Вся переписка и история версий остаются в карточке задачи, а не теряются в личной переписке в мессенджере.

Ограничение, о котором стоит знать заранее. Внешний участник не видит связанные с проектом данные CRM (сделку клиента, финансовые условия), если это не открыто ему явно отдельной настройкой. Обычно это правильно с точки зрения безопасности, но если подрядчику по специфике работы действительно нужен доступ к отдельной карточке сделки: такой доступ настраивается точечно через права доступа, а не через открытие всей CRM.

Как настраиваются права доступа внутри компании подробно, включая роли для гостя и подрядчика в контексте CRM, разобрано в гайде права доступа в Битрикс24. Там же общая логика ролевой модели, если внешний участник должен видеть не только задачи, но и часть CRM.

Экстранет против простой отправки ссылки на файл

Частый вопрос: зачем настраивать экстранет, если можно просто отправить подрядчику ссылку на файл с Диска Битрикс24 без создания группы или приглашения.

Когда достаточно простой ссылки. Разовая передача одного файла или небольшого набора файлов, без необходимости в дальнейшем обсуждении, правках или совместной работе. Например: отправить готовый договор клиенту на ознакомление.

Когда нужен экстранет. Проект идёт дольше одного обмена файлами: есть задачи, обсуждение, несколько версий документов, участие нескольких людей с обеих сторон. В этом случае ссылка на отдельные файлы быстро превращается в хаос переписки в мессенджере вперемешку с рабочими файлами, а экстранет держит всё в одном месте с историей.

Простое правило: если переписка по проекту с подрядчиком или клиентом заняла бы больше одного дня и больше одного файла, экстранет или отдельный чат оправданы. Если это разовая передача документа: простая ссылка быстрее и не требует регистрации внешнего человека в системе.

Типичная ошибка: внешнего заводят обычным сотрудником

Самая частая ошибка при первом знакомстве с внешними пользователями: администратор добавляет подрядчика через обычный раздел «Сотрудники», потому что это первый способ добавления пользователя, который встречается в интерфейсе.

Что происходит в результате. Подрядчик занимает штатную лицензию, за которую компания платит, хотя для внешнего участника предусмотрен более дешёвый или бесплатный вариант через экстранет. Он видит структуру компании, список всех сотрудников, а часто и общую ленту новостей, где может проскочить внутренняя информация, не предназначенная для внешних глаз.

Как это исправить, если уже сделано неправильно. Перевести пользователя из штатных сотрудников в статус внешнего пользователя не всегда возможно простой сменой роли: в части случаев проще удалить учётную запись и создать заново через приглашение в группу или экстранет, чтобы человек с самого начала получил корректный набор прав.

Как отозвать доступ, когда проект закончился

Проект завершён, но доступ подрядчика или клиента часто забывают закрыть, потому что это не входит в чек-лист закрытия проекта у большинства команд.

Путь для деактивации. «Компания» → «Сотрудники» (внешние пользователи также отображаются в общем списке с пометкой) → найти нужного человека → «Действия» → «Деактивировать» (или «Уволить», формулировка зависит от версии интерфейса).

Деактивация закрывает доступ ко всем группам и чатам, в которые был приглашён внешний пользователь, при этом история переписки и выполненных задач остаётся в системе, ничего не удаляется.

Почему это забывают сделать. Закрытие проекта обычно фиксируется в финансовых документах и в статусе сделки, но не в чек-листе технической настройки. Решение: добавить пункт «деактивировать внешних участников» в стандартный процесс закрытия проекта или сделки, например через чек-лист в задаче или через робота, который создаёт напоминающую задачу ответственному при переходе сделки на финальную стадию.

Логика напоминания похожа на другие автоматические уведомления в Битрикс24: если у вас уже настроены бизнес-процессы для похожих сценариев, добавить туда шаг «проверить и закрыть доступ внешних участников» несложно. Общая логика построения таких процессов разобрана в гайде бизнес-процессы в Битрикс24.

Частые вопросы

Сколько стоит доступ для внешнего пользователя?

Зависит от тарифа Битрикс24: на части тарифов внешние пользователи через экстранет не занимают платную лицензию, на других учитываются по отдельной, более мягкой квоте, чем штатные сотрудники. Точные условия стоит проверять по актуальному тарифному плану, поскольку они периодически меняются.

Может ли внешний пользователь видеть других внешних участников той же группы?

Да, если они добавлены в одну группу или чат, они видят друг друга в рамках этого пространства, как и сотрудников компании, участвующих там же. Изолированы от других групп и чатов, где не состоят.

Можно ли ограничить внешнему пользователю доступ только к чтению, без права комментировать или прикреплять файлы?

Права внутри группы настраиваются на уровне роли участника, аналогично внутренним пользователям: можно назначить роль с ограниченными правами, если нужно, чтобы человек только просматривал, но не редактировал.

Что произойдёт с задачами, если внешнего пользователя деактивировать?

Задачи, поставленные внешнему пользователю или им самим, остаются в системе с историей, но он теряет возможность заходить и что-либо менять. Если задача была на нём как на исполнителе, её стоит переназначить до деактивации, чтобы работа не зависла.

Нужен ли внешнему пользователю email в определённом домене?

Нет, приглашение отправляется на любой email, домен компании не имеет значения. Единственное требование, у человека должен быть доступ к указанной почте для завершения регистрации.

Настроим доступ для внешних участников под ваш процесс

Если у вас есть подрядчики, клиенты или партнёры, которым регулярно нужен доступ к части портала: разберём вашу структуру и настроим экстранет или гостевой доступ так, чтобы внешние участники видели только то, что нужно, без лишних лицензий и рисков.

Полезные материалы

Права доступа в Битрикс24: ролевая модель внутри компании, включая роль гостя и подрядчика в контексте CRM.

Бизнес-процессы в Битрикс24: как автоматизировать напоминания, включая деактивацию доступа при закрытии проекта.

Аудит-чеклист Битрикс24: 50 параметров, включая проверку неактивных и внешних учётных записей.