Импорт данных в EspoCRM: форматы, поля, переезд из другой CRM

Инструмент импорта живёт в админке и принимает файлы CSV. Порядок работы: выбираете сущность (контакты, компании, сделки), загружаете файл, сопоставляете колонки файла с полями системы, запускаете. Из полезного в настройках: пропуск или обновление дублей по выбранному полю, тестовый прогон на части записей, отмена импорта целиком, если результат не понравился.

Подготовка файла решает всё. Три правила экономят часы:

• Кодировка UTF-8. Файл из старого Excel в другой кодировке превратит кириллицу в вопросики. Пересохраните файл явно в UTF-8.
• Одна сущность за проход. Не пытайтесь загрузить компании, контакты и сделки одним файлом. Порядок такой: сначала компании, затем контакты со ссылкой на компанию, затем сделки.
• Телефоны и даты в едином формате. Приведите номера к одному виду до импорта: чистить их внутри CRM после загрузки сильно дольше.

Главный подводный камень. Контакт должен знать свою компанию, сделка должна знать контакт. При импорте связь устанавливается по совпадению значения: например, по точному названию компании или по внешнему идентификатору. Если в файле контактов компания записана как «Ромашка», а в базе она «ООО Ромашка», связь не встанет, и вы получите тысячу сирот.

Надёжный способ: выгружайте из старой системы вместе с записями их идентификаторы, кладите их в отдельное поле и связывайте по нему. Название пусть остаётся для людей, связи стройте по ключам.

Штатный импорт закрывает сценарий «загрузить базу из таблиц». Переезд из другой CRM устроен сложнее, потому что кроме записей есть история: письма, комментарии, звонки, задачи, файлы. CSV-импортом история переносится плохо, для неё нужны выгрузка через API старой системы и загрузка через API новой с сохранением авторов и дат.

Наш порядок на переездах: выгрузка всего через API, маппинг структур, тестовая загрузка, сверка количества и выборочная сверка карточек, затем параллельный период, когда команда работает в новой системе, а старая доступна для проверки. Подробно описано на странице миграции на платформу: переезжаем с Битрикс24 и amoCRM с сохранением истории.

1. Резервная копия базы CRM (если система уже используется).
2. Файл в UTF-8, одна сущность, единый формат телефонов и дат.
3. Ключи для связей в отдельной колонке.
4. Тестовый прогон на 20–30 записях и проверка карточек руками.
5. Правило обработки дублей выбрано осознанно: пропускать или обновлять.

После загрузки пройдитесь по настройке системы: роли, воронка, поля под ваш процесс. Порядок разбирали в статье о первичной настройке EspoCRM.