Чек-лист РОПа 30 вопросов

Руководитель отдела продаж тратит значительную часть рабочего времени на сбор информации. «Как дела с клиентом X?», «Почему сделка Y зависла?», «Сколько звонков сделал Иван на прошлой неделе?»

Если ответы на эти вопросы требуют созвона с менеджером - что-то пошло не так с настройкой CRM.

Правильно настроенный Б24 должен отвечать на большинство операционных вопросов РОПа без обращения к команде. Вот 30 вопросов которые должны быть доступны в системе за 1-2 клика.

Блок 1. Активность команды (вопросы 1-8)

Эти вопросы РОП должен видеть каждое утро, не спрашивая.

1. Сколько звонков сделал каждый менеджер вчера?

Если телефония подключена к Б24 - это один виджет на дашборде. Если не подключена - данных нет. Отсутствие интеграции телефонии означает что РОП управляет «вслепую» по ключевому показателю активности.

2. Сколько новых сделок создал каждый менеджер за последние 7 дней?

Не спросить, а увидеть в отчёте «Активность менеджеров». Норматив по созданию сделок должен быть зафиксирован и виден рядом с фактом.

3. Кто из менеджеров не создавал задачи более 2 дней?

Задача без дедлайна или менеджер без задач - одинаково плохой сигнал. В Б24 настраивается фильтр «мои сотрудники / задач нет более N дней» или соответствующий робот-уведомление.

4. Какова средняя длительность звонков у каждого менеджера?

Короткие звонки (менее 1 минуты) - либо недозвон, либо «разговор не состоялся». Длинные (более 15 минут) - хорошо или плохо, зависит от стадии. Журнал звонков в Б24 позволяет это видеть.

5. Сколько входящих обращений обработано за вчера и кем?

Если подключены открытые линии (WhatsApp, Telegram, звонки) - Б24 показывает кто принял, сколько времени на ответ, закрыт ли диалог.

6. Были ли пропущенные звонки за вчера? Перезвонили ли?

Стандартный отчёт по пропущенным звонкам в Б24 или приложение «Отчёт по пропущенным звонкам» из каталога. Без этого РОП не знает сколько клиентов ушли к конкурентам просто потому что никто не перезвонил.

7. Сколько встреч запланировано у команды на текущую неделю?

Календарь Б24 интегрирован с задачами типа «встреча» - РОП видит недельный план по встречам всей команды одним взглядом.

8. Кто из менеджеров не входил в Б24 сегодня?

Отчёт «Активность пользователей» в настройках Б24. Для удалённой команды - критически важный показатель.

Блок 2. Состояние воронки (вопросы 9-16)

9. Сколько сделок сейчас в работе на каждой стадии?

Визуальная воронка на главной странице CRM. Если у вас несколько воронок - переключение между ними должно занимать секунды.

10. Какой суммарный объём сделок в работе?

Б24 считает это автоматически для каждой стадии. РОП видит не только «5 сделок на КП», но и «5 сделок на общую сумму 2 400 000 руб.».

11. Есть ли сделки которые не двигались более 7 дней?

Фильтр в воронке по дате последнего изменения. Или робот «зависшая сделка» - если сделка не меняла стадию N дней, РОП получает уведомление.

12. Какова конверсия между стадиями за текущий месяц?

Отчёт «Воронка конверсии» в Б24. Показывает: из 100 сделок на «Заявка» сколько дошло до «КП», сколько до «Переговоров», сколько закрылось. Если конверсия на каком-то этапе резко упала - там проблема.

13. Сколько сделок проиграно в этом месяце и по каким причинам?

Стадия «Закрыта и не реализована» с обязательным полем «Причина отказа». Если причина не заполнена - данные бесполезны. РОП должен видеть топ причин отказа за месяц.

14. Какие сделки запланированы к закрытию до конца месяца?

Фильтр по полю «Дата закрытия» или «Планируемая дата». Если это поле не заполняется менеджерами - прогноз невозможен.

15. Есть ли дубли в базе клиентов?

Б24 имеет инструмент поиска дублей. РОП должен запускать его раз в 2 недели - дубли разрушают аналитику и создают ситуации когда 2 менеджера работают с одним клиентом не зная об этом.

16. Какова средняя сумма сделки по каждому менеджеру?

Отчёт «Менеджеры» с метрикой «Средняя сумма». Если у одного менеджера средний чек 80 000, а у другого 200 000 при одинаковом количестве сделок - это сигнал для разговора.

Блок 3. Конкретные клиенты и сделки (вопросы 17-22)

17. Когда последний раз менеджер контактировал с клиентом X?

Хронология в карточке клиента: звонки, письма, задачи. Если последний контакт был 3 недели назад - клиент, вероятно, уходит.

18. Что именно обсуждалось на последнем звонке с клиентом X?

Если звонки записываются (большинство телефоний это поддерживают) - запись в карточке. Если нет записи - должна быть задача с комментарием по итогам звонка. РОП не должен спрашивать менеджера «о чём говорили».

19. Какие обещания дал менеджер клиенту X?

Задачи с типом «Обещание клиенту» или поле «Следующий шаг» в карточке сделки. Если обещания не фиксируются - менеджер забывает, клиент злится.

20. Какой следующий шаг по сделке Y и на когда он запланирован?

Поле «Следующий шаг» и задача с дедлайном. Без следующего шага сделка либо умрёт, либо закроется случайно.

21. Сколько раз менеджер пытался выйти на ЛПР по сделке Z?

Счётчик звонков по сделке, история активности. Если 0 попыток - вопрос к менеджеру. Если 8 попыток без ответа - возможно, нужен другой подход.

22. Когда у клиента X день рождения или другая ключевая дата?

Кастомное поле «Дата X» в карточке контакта + робот-напоминание за N дней. РОП видит ближайшие «события» по клиентам без ручного мониторинга.

Блок 4. Выполнение плана (вопросы 23-27)

23. Как идёт план у каждого менеджера прямо сейчас?

Отчёт «План/факт по менеджерам» - факт в деньгах и количестве сделок относительно плана на месяц. Если план не внесён в Б24 - этого отчёта нет и РОП работает вслепую.

24. Кто выполнит план по итогам месяца при текущей динамике?

Прогноз на основе текущего темпа: если к середине месяца менеджер на 30% плана - при той же скорости он закроет месяц на 60%. Б24 строит прогноз автоматически если настроить соответствующий отчёт.

25. Сколько нужно закрыть за оставшиеся X рабочих дней чтобы выполнить план?

Простой расчёт: (план - факт) / оставшиеся дни = необходимый дневной темп. Это должно быть на дашборде каждого менеджера - не только РОПа.

26. Какова выручка за аналогичный период прошлого года?

Сравнение «год к году» - стандартная функция в аналитике Б24. Видно: растём или падаем относительно базы.

27. Какой процент сделок закрывается в последнюю неделю месяца?

Это важная метрика: если 60%+ сделок закрывается в последние 5 дней месяца - менеджеры «копят». Это риск: в случае форс-мажора план срывается. Б24 показывает распределение закрытий по датам.

Блок 5. Работа с новыми лидами (вопросы 28-30)

28. Какова средняя скорость первого контакта с новым лидом?

Время от создания лида до первого звонка или первого ответа. Норматив - не более 15 минут в рабочее время. Б24 считает это автоматически если настроен отчёт по первому касанию.

29. Сколько лидов «зависло» без первого контакта более суток?

Фильтр «лиды без активности, созданные более 24 часов назад». Каждый такой лид - потенциально потерянный клиент. Робот-уведомление РОПу при превышении порога.

30. Из каких источников приходят лиды и какова их конверсия в сделки по источникам?

Отчёт «Источники» в Б24. Если поле «Источник» не заполняется менеджерами - этого отчёта нет. Без него маркетинговый бюджет тратится вслепую.

Что делать если половина этих вопросов не имеет ответа в вашем Б24

Это нормальная ситуация для системы которая настраивалась «стандартно» и которой никто специально не занимается.

Есть три причины почему данных нет:

Причина 1: Данные не попадают в систему. Нет интеграции телефонии, менеджеры не заполняют ключевые поля, нет источника лидов. Это вопрос процесса и дисциплины, а не технологий.

Причина 2: Данные есть, но отчёт не настроен. Б24 умеет считать многое - но стандартные отчёты покрывают не всё. Некоторые из 30 вопросов выше требуют кастомных отчётов или дашбордов.

Причина 3: Данные некорректны. Дубли, незаполненные поля, неправильно использованные стадии. Тогда даже настроенный отчёт даёт неверную картину.

Бесплатный аудит Б24 покажет по каждому из этих направлений - где у вас пробел.

Следующий шаг

Запустите бесплатный аудит - посмотрим сколько из 30 вопросов ваш Б24 может ответить прямо сейчас. Конкретные цифры, без звонков, за 5 минут.

Запустить бесплатный аудит

Или обсудите с нами как настроить Б24 под задачи РОПа:

Обсудить настройку

Связанные материалы

• Аудит отчётов Б24: почему данные врут - о качестве данных в системе
• Цифровой двойник отдела продаж - как Б24 заменяет Excel-планирование
• Аудит интеграций Б24 - телефония, мессенджеры, сайт